Întreprinderile și organizațiile funcționează în mod sistematic, care reflectă mărimea, scopul, stadiul de dezvoltare și obiectivele companiei. O diagramă organizatorică sau organigrama reprezintă o reprezentare vizuală a acestui sistem intern și a structurii, care face operațiunile și rolurile companiei mai ușor de înțeles. Deoarece nu toate organizațiile operează în același mod, există diferite tipuri de structuri de organigramă, inclusiv funcționale, matrice, divizionare și planearuri. Fiecare dintre aceste planuri organizaționale ale companiei are un aspect unic și oferă o imagine detaliată a structurii organizației. Diagramele organizaționale reprezintă un instrument excelent pentru a vizualiza relațiile de raportare și rolurile de echipă din cadrul organizației.
De ce se referă la structura organizațională
Un citat faimos de inginerul Hockey Hall of Fame, Wayne Gretzky, spune că ne pierdem 100% din loviturile pe care nu le luăm, ceea ce în contextul hocheiului, vieții și afacerii înseamnă că nu poți atinge un obiectiv dacă nu iei "Viziunea și misiunea unei companii pot fi convingătoare, dar fără o structură clar definită, o organizație nu are direcție, nici obiective clare și obiective care să acționeze, de aceea lipsesc 100% a oportunităților sale de a obține succes. De exemplu, într-o organizație întâmplătoare, angajații și departamentele nu le înțeleg rolul și importanța contribuțiilor lor, ceea ce poate duce la lipsa de moralitate și la arsuri. Atunci când o companie definește vizual structura organizațională, sunt clarificate descrierile postului, relațiile și rolurile persoanelor și departamentelor, iar atingerea obiectivelor devine mult mai ușoară.
Pe măsură ce o organizație crește, este posibil ca structura organizatorică a companiei să trebuiască să fie modificată pentru a reflecta schimbările din cadrul companiei pe măsură ce aceasta evoluează. De exemplu, o pornire ar putea începe cu o diagramă planaristă, dar pe măsură ce câștigă impuls, treceți la o diagramă divizională, pe măsură ce se dezvoltă noi regiuni și sub-mărci. Atunci când structura dvs. de afaceri curentă nu împuternicește echipele dvs. să-și îndeplinească rapid obiectivele, căutați îndrumare pentru a evalua dacă reorganizarea structurii dvs. va restabili ritmul și vă va atinge mai rapid obiectivele.
Tipuri de structuri de diagramă organizațională
O diagramă a structurii organizaționale arată ca o hartă a diferitor persoane și departamente din cadrul unei organizații; echivalentul de afaceri al unei genograme de familie care descrie relațiile dintre diverși membri ai unei familii. Așa cum o genogramă a familiei ne ajută să înțelegem structura unei familii și rolurile oamenilor din cadrul familiei, o diagramă a structurii organizaționale ne ajută să înțelegem rolurile persoanelor din cadrul unei companii.
Acestea sunt cele patru tipuri majore de structuri organizatorice care ar putea reflecta operațiunile curente ale companiei dvs. sau vă vor ajuta să vă restructurați într-un mod diferit de funcționare:
- Funcţional: O diagramă funcțională a organizațiilor companiei descrie ceea ce majoritatea oamenilor ar asocia cu modurile de funcționare birocratice sau ierarhice. Aceasta este o structură tradițională de sus în jos, cu C-Suite în partea de sus, urmată de alți conducători și managerii de mijloc cu cea mai mare putere și influență în companie. Există relativ puțini angajați listați în partea de sus a diagramei, cu tot mai mulți angajați sau departamente listate în partea de jos a diagramei. Cu cât te afli mai mult în organizație, cu atât mai puțină putere au oamenii. Oamenii sunt împărțiți în departamente în funcție de funcția lor sau de competențele stabilite în cadrul companiei. Exemple de organizații ierarhice includ armata, majoritatea corporațiilor și religiile organizate. Un avantaj major al unei structuri funcționale este capacitatea fiecărui angajat și departament de a se concentra doar pe ceea ce fac cel mai bine, fără a-și face griji cu privire la celelalte părți ale organizației. În același timp, lipsa de comunicare între departamente poate încetini progresul spre obiectivele generale ale organizației, deoarece mâna dreaptă nu are adesea nici o idee despre ceea ce face mâna stângă.
- Matrice: O diagramă a organelor de companii matrice este similară cu o structură funcțională a companiei, cu excepția faptului că angajații raportează cel puțin două supraveghetori, în funcție de situație și de proiect. De exemplu, aceștia pot avea un șef principal, dar apoi diferiți manageri de proiect pentru trei proiecte diferite pe care le lucrează în prezent. Aceasta înseamnă că sunt responsabili pentru raportarea la patru persoane diferite. Deși această diagramă arată în continuare în primul rând relații de sus în jos, veți vedea linii de relații orizontale între persoane sau departamente la același nivel, deoarece oamenii trebuie să raporteze reciproc proiecte specifice. Un avantaj al sistemului matricei este acela că permite o comunicare ușoară între diviziuni. Dar un dezavantaj al structurii matricei este faptul că angajații pot fi confundați sau copleșiți de faptul că trebuie să se raporteze la un număr atât de înalt de superiori, fiecare cu propriul stil de conducere și cerințe.
- Diviziune (include geografică): O structură divizională a companiei se aplică companiilor mari care includ mai multe mărci sau locații geografice sub umbrela lor. Gap-ul este un excelent exemplu de organizare divizională. Pe exemplul lor de organizare, The Gap este listat la început, iar brandurile pe care le administrează sunt listate la al doilea nivel al graficului, inclusiv The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta și Hill City. Fiecare dintre aceste diviziuni are apoi o structură funcțională proprie pe organigrama. O altă companie care operează în acest fel este Fabletics, cu numele lor afișat în partea de sus a graficului și apoi diviziile de mărci pe linia a doua, printre care JUSTFAB, Shoedazzle și Fabletics și Fabkids, fiecare diviziune având structura funcțională proprie. Tabelele divizionale pot include diferite tipuri de structuri de organigramă în cadrul fiecărei diviziuni. În timp ce o divizie operează cu o structură funcțională, o altă divizie ar putea utiliza o structură matricială, în timp ce o divizie nou în curs de dezvoltare este cel mai bine clasificată ca fiind o platarhie. Puterea structurii divizionale este că diviziile diferite din cadrul aceleiași companii au puterea de a funcționa în mod autonom ca organizații. Cu toate acestea, comunicarea între diviziuni poate fi dificilă, iar diferențele în politici și proceduri pot face ca experiențele angajaților să fie radical diferite de la o divizie la alta.
- Flatarchy: Într-o planarărie, angajații sunt bineveniți să contribuie cu idei noi sau să participe în grupuri de reflecție, indiferent de poziție. Organigrama seamănă încă cu o ierarhie, în care există supraveghetori, însă supraveghetorii și angajații pot fi grupați în categorii numite "echipe plate", unde ideile fiecăruia sunt la fel de importante. Companiile precum Google, Linkedin și 3M își salută cu toții angajații să participe la grupurile de inovare și oferă timp creativității individuale și proiectelor care ar putea fi benefice pentru întreaga organizație. În loc de idei noi venind din partea de sus în jos, idei noi sunt binevenite de oriunde ar fi generate în mod natural. Puterea planearului constă în bogăția de posibilități care sunt deschise pentru organizație atunci când noile idei nu se limitează la mințile unui anumit număr. Cu toate acestea, o declarație de misiune puternică și o declarație de viziune sunt necesare pentru a ține pe toată lumea pe aceeași pagină să evite ideile în prea multe direcții diferite deodată.
Crearea unei structuri organizatorice
După ce înțelegeți dacă organizația dvs. funcționează utilizând o structură funcțională, matricică, divizionară sau flatar, puteți crea o diagramă a structurii organizaționale care să reflecte modul dvs. de funcționare. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw și Insperity OrgPlus sunt programe software care oferă posibilități de organizare a graficelor care vă permit să alegeți structura dorită și apoi să conectați pur și simplu informațiile corespunzătoare fiecărei posturi, departament sau divizie din cadrul organizației dvs. Acest software creează automat o diagramă pe care o puteți utiliza pentru a crește comunicarea și eficiența în organizația dvs. Opțiunile variază de la versiuni gratuite la plătite, versiunile gratuite cele mai potrivite pentru companiile mai mici și cele plătite mai potrivite pentru organizațiile mai mari sau pentru cei care doresc grafică foarte personalizată.
Organigrama dvs. finalizată poate fi utilă pentru a explica rolurile în management, ajutând angajații să înțeleagă căile de promovare în cadrul companiei sau comunicând planurile pentru viitor. Unele companii folosesc graficele lor pentru un scop dublu ca director al companiei, completate cu numere de telefon și adrese de e-mail.
În timpul unei perioade de tranziție organizațională, elaborarea unei game variate de diagrame structurale organizaționale vă poate ajuta să vă gândiți prin evaluarea fiecărei structuri și a modului în care aceasta ar putea aduce beneficii afacerii dumneavoastră - un instrument neprețuit pentru luarea deciziilor în cunoștință de cauză.
