Este posibil ca angajații de la toate nivelurile să fie nevoiți să scrie un memorandum de anunțuri (denumiți în mod obișnuit memo-uri) ca parte a activității lor. Scrierea de note efective reflectă pozitiv persoana care le-a scris, deoarece este un semn de a avea bune abilități de comunicare. Buletinele de anunțuri dau știri pozitive și negative angajaților din întreaga organizație. Anunțurile de promovare și de deschidere a locurilor de muncă sunt adesea primite cu entuziasm, în timp ce schimbările de politică și anunțurile de tăiere înapoi pot cauza anxietate și stres. Crearea unui mesaj solid vă ajută să transmiteți mesaje clar și într-un mod pozitiv.
Identificați mesajul cheie pe care încercați să-l transmiteți. Reflectați dacă știrile vor fi binevenite sau nu, și utilizați aceste informații pentru a decide cum să configurați cel mai bine mesajul livrat. Mesajele negative vor avea nevoie de mai multe informații despre motivul pentru care se face ceva, în timp ce mesajele pozitive se pot concentra pe știrile trimise fără a adăuga informații detaliate detaliate privind motivul pentru care a avut loc evenimentul.
Aflați cum sunt cele patru componente de bază ale unei memorii. Cele mai bune note rămân la formatul acceptat recunoscut în scrisul de afaceri. În acest sens, scriitorii de note rămân neutri în anunțurile lor și nu par a fi părtinitori. Notele conțin patru secțiuni cheie: rubrica, deschiderea, corpul și concluzia.
Creați-vă poziția. Titlurile includ patru secțiuni principale: de la, data și subiectul. Câmpul "Către:" include o listă de destinatari și titlurile acestora. Câmpul "De la:" include numele și titlul persoanei din care este memo. Câmpul "Data:" este cel mai frecvent data la care este transmis memo-ul, față de data la care este redactat sau creat. Câmpul "Subiect:" indică destinatarilor scopul memoriei. Aceste câmpuri sunt similare cu câmpurile utilizate în mod obișnuit în e-mailuri și ar trebui să apară fiecare după cum urmează:
Către: De la: Data: Subiect:
Scrieți deschiderea notei. Paragraful introductiv se concentrează asupra scopului comunicării. inclusiv orice informații de fond necesare pentru a ajuta destinatarii să înțeleagă anunțul făcut.
Scrieți corpul memoriei. Organismul include toate informațiile detaliate pe care destinatarii trebuie să le cunoască. Promoțiile pot include informații despre noul loc de muncă și responsabilitățile angajatului, precum și despre momentul în care își vor asuma noul rol. Modificările de politică ar trebui să includă informații despre momentul în care noua politică va deveni eficientă și modul în care aceasta va avea impact asupra angajaților.
Scrieți concluzia notei. O concluzie bună spune angajaților ce trebuie să facă pentru a se pregăti pentru schimbări.
Ia ceva timp departe de memo și apoi reveniți la ea pentru a edita cu ochi proaspeți. Notificările bine scrise nu conțin erori gramaticale și oferă mesaje clare.
