Dacă trimiteți o scrisoare de afaceri tipărită, sunteți în siguranță dacă respectați un format standard, tradițional. Universitatea Purdue sugerează că începeți cu propriul nume și adresă - cu excepția cazului în care este în antet - și apoi data de dedesubt. Mai jos, scrieți numele și adresa destinatarului, apoi salutul. Dacă trimiteți o mulțime de scrisori, puteți economisi timp prin configurarea unui șablon în computer.
Verificați-vă faptele
Nu vei câștiga clienți sau nu vei influența oamenii dacă ai greșit faptele de bază. Institutul Emily Post spune că trebuie să fii sigur de numele și adresa destinatarului și de numele exact al afacerii ei, înainte de a-ți trimite scrisoarea. Dacă numele destinatarului este neutru din punctul de vedere al genului, cum ar fi Pat sau Sam, aflați, dacă puteți, dacă scrieți la un bărbat sau o femeie. Când scrieți scrisoarea, verificați-vă pentru a vă confirma că ați scris corect totul.
Scrierea către străini
Dacă scrieți la o persoană pe care nu o cunoașteți bine, cum ar fi un potențial client, păstrați lucrurile formal folosind doamna, domnul sau dr., După caz. Dacă nu știți sexul, jucați-l în siguranță cu "Dragă Pat Smith". Dacă tot ce aveți este un titlu, cum ar fi directorul de vânzări, "Stimate director de vânzări" este acceptabil. Cu toate acestea, revista Inc spune că dacă puteți afla numele potrivit, este de preferat. Dacă e cineva pe care l-ai întâlnit, "Dragă Pat" poate fi acceptabil - este un apel de judecată pe care trebuie să-l faci.
Păstrați-o concisă
Când scrieți o scrisoare de afaceri, păstrați-o concisă. Dacă aveți o conexiune - ați întâlnit-o la Camera de Comerț, un coleg a recomandat-o - poate doriți să aduceți acest lucru, notează Xerox pe site-ul său. Apoi ajungeți la punctul literei, care ar trebui să fie ceea ce este în ea pentru destinatar. Dacă este o scrisoare de vânzare, de exemplu, doriți să aduceți avantajele de a cumpăra de la dvs. Nu o abordați ca o explozie prin e-mail, deși - chiar dacă trimiteți o duzină de scrisori similare, faceți-o cât mai individuală posibil.
Alegeți cuvintele cu atenție
Dacă scrieți la cineva din cadrul companiei dvs., alegerea dvs. de salut poate depinde nu numai de faptul dacă ați întâlnit-o, ci și dacă este supraveghetorul dvs., CEO-ul sau unul dintre subordonații dvs. Firma de consultanță din Lumea Publică spune că trebuie să îți alegi cuvintele cu atenție pentru a evita orice întoarcere pentru a-ți răni cariera. Chiar dacă discutați o problemă sau trimiteți o scrisoare de avertizare, mențineți un ton moderat, politicos - nu scrieți când sunteți supărat.Să presupunem că ceea ce spui nu va fi privat, pentru că deseori nu o va face.
