Crearea unei liste de inventar a elementelor dintr-un birou poate fi importantă în cazul unui furt, al unui incendiu sau al unui dezastru natural. Fără o listă, va trebui să vă bazați pe memoria dvs. pentru a ține cont de conținutul unui birou. O copie a listei ar trebui să fie stocată în afara locației și actualizată, deoarece mobilierul și echipamentele de birou sunt achiziționate sau eliminate. Opțional, puteți completa o listă de inventar cu desene sau fotografii care arată locația obiectelor cheie în fiecare cameră.
Mobila si accesorii
O listă de mobilier de birou și accesorii de cameră include birouri, scaune, lămpi, cutii de gunoi, dulapuri de fișiere și chiar tratamente pentru ferestre. Articolele decorative nu ar trebui trecute cu vederea, cum ar fi poze sau picturi, piese suspendate pe perete, plante, figurine ornamentale și oglinzi. Verificați rafturile care formează o bibliotecă de birouri. Unele cărți de referință pot fi relativ scumpe, iar valoarea lor trebuie notată.
Sisteme informatice
Inima majorității birourilor de astăzi este unul sau mai multe sisteme informatice. Sistemele sunt compuse din carcasa principală de calculator (CPU), monitoare, imprimante, scanere, difuzoare, tastaturi, șoareci și toate cablurile de conectare asociate. Înregistrați orice laptop. Elementele adiționale includ consumabile de rezervă pentru baterii neîntrerupte și sisteme de videoproiecție. Un inventar de birouri care enumeră, de asemenea, prețul de cumpărare și data achiziției fiecărui articol, fie că este vorba despre mobilier sau calculatoare, permite ca lista să fie utilizată pentru a determina volumul de acoperire necesar pentru a asigura conținutul biroului. Înregistrarea prețului și a datei de cumpărare este, de asemenea, utilă la completarea declarațiilor privind impozitul pe venit, deoarece calculatoarele și alte echipamente de birou pot fi amortizate pe parcursul mai multor ani, iar prețul și data achiziționării acestora sunt necesare în acest calcul. Includeți și software-ul de computer pe listă.
Echipamente de comunicații
Birourile folosesc în mod obișnuit echipamente electronice pentru comunicații, în plus față de e-mail prin intermediul unui computer. Lista de inventariere a birourilor ar trebui să includă mașini de copiat și fax, telefoane, mașini de dictare și interfoane. Modemurile și routerele de bandă largă sunt utilizate pentru conectarea calculatoarelor și VoIP (Voice Over Internet Protocol) la serviciile de comunicații. A avea o listă care include numere de serie ale tuturor dispozitivelor electronice și de calcul va fi valoroasă în cazul unui furt.
Furnituri
Oficiile "consumabile" sunt considerate a fi obiecte care sunt consumate în cursul activității și trebuie să fie completate periodic. În această categorie se clasifică hârtia pentru copiatoare și imprimante, pentru notebook-uri și hârtie pentru notebook-uri, plăcuțe căptușite, cărți de date și calendare, cerneală și toner pentru imprimante și faxuri, pixuri și creioane, marcatori, agrafe, pungi de gunoi, plicuri și altele asemenea. O plimbare printr-un magazin de aprovizionare de birouri sau o privire rapidă la dulapul de aprovizionare vă va aminti de orice elemente suplimentare de tip de aprovizionare. Programele software sunt disponibile pentru a ajuta la gestionarea și urmărirea inventarului de birou și pot oferi alerte atunci când consumabilele sunt scăzute și trebuie să fie rearanjate.
