Faxurile sunt documente cheie în multe industrii, deoarece acestea oferă o facsimilă legală a unei semnături. De exemplu, ele servesc ca documentație legală în industria de import-export, unde părțile sunt adesea situate la mii de kilometri distanță. Un negativ despre faxuri este că se pot pierde cu ușurință sau se pot trimite într-un loc greșit, dacă nu furnizează instrucțiuni specifice destinatarilor. Aici se află o foaie de acoperire a faxurilor. Fișele de acoperire a faxurilor pot varia de la instrucțiuni scrise de mână la o hârtie necompletată, până la forme profesionale, complete cu sigla companiei, spații detaliate pentru nume, numere de telefon, casetele de verificare pentru detalii de bază și un loc pentru a scrie instrucțiuni. Crearea gratuit a foii de acoperire pentru fax este un proces simplu.
Surse gratuite de foi de acoperire a faxurilor
Verificați-vă software-ul de procesare a textului pentru a vedea dacă are șabloane gratuite de foi de acoperire a faxurilor, care pot fi găsite prin căutarea în computer a șabloanelor. De exemplu, Microsoft Word oferă șabloane (consultați Resurse). Șabloanele Microsoft, când sunt deschise, pot fi salvate pe computer dacă utilizați Microsoft Word.
Creați propria foaie de acoperire a faxului utilizând programul de procesare a textului și urmând un format de bază.
Scrieți manual foaia de acoperire a faxului dacă nu aveți un computer la îndemână. Acest lucru face treaba, dar nu are profesionalismul unei foi de acoperire proiectate digital.
Formatul unei foi de acoperire a faxurilor
Puneți cuvântul "Fax" sau "Foaia de acoperire a transmisiei prin fax" cu majuscule în partea de sus a paginii. Acest lucru o identifică ca o coală, separată de documentul pe care îl trimiteți.
Justify a lăsat următoarele rubrici în această ordine, sărind o linie între fiecare: "Date:", "From:", "Sender's Phone:" și "Return Fax Number:" Acestea identifică sursa faxului, dacă destinatarul o așteaptă. Ele conțin, de asemenea, informațiile de contact necesare ale expeditorului.
Treceți cu două sau trei rânduri și continuați cu următoarele rubrici: "Către:", "Număr de fax:" și "Număr de telefon:" Identificarea destinatarului asigură că faxul ajunge la destinația potrivită. Introducerea numărului de fax al destinatarului facilitează introducerea numărului corect în aparatul de fax fără a purta notițe. Având numărul de telefon de contact al destinatarului permite expeditorului să efectueze un apel rapid pentru a confirma că faxul a fost primit sau dacă este corupt în transmisie.
Treceți câteva linii și adăugați o rubrică care spune "Număr de pagini care includ copertă:" Afirmând că numărul de pagini include foaia de acoperire elimină confuzia.
Treceți două sau trei linii și listați rubrica "Subiect:" Aici expeditorul poate explica pe scurt documentul atașat.
Puneți rubrica "Note:" sub "Subiect", astfel încât expeditorul să poată scrie instrucțiuni cum ar fi "Livrați imediat doamnei Jones" sau "Sunați-mă atunci când obțineți acest lucru" sau "Verificați acest lucru, semnați și trimiteți faxul înapoi".
sfaturi
-
Claritatea este cea mai importantă calitate a foii de acoperire a faxului. Indrazniți titlurile dacă creați foaia într-un program de procesare de text. Dacă scrieți manual foaia, imprimați clar și subliniați titlurile.
