Angajatorii includ în mod obișnuit un cec de verificare sau o declarație echivalentă, împreună cu salariul fiecărui angajat, fie că este vorba de un document pe suport de hârtie sau de un document on-line pentru plăți salariale emise prin depunere directă. Verificați căsuțele sunt documente care pot fi necesare pentru a satisface cerințele guvernamentale de evidență. Chiar și atunci când nu este obligatorie păstrarea pensulelor de verificare, este posibil să fie prudent acest lucru.
Cerințele FLSA
Guvernul federal nu dispune de o regulă care să impună angajatorilor să elibereze sau să păstreze resturile salariale. Regulile corecte privind standardele muncii din Act oferă îndrumări pentru documentația salarizării. În general, informațiile privind salariile trebuie păstrate pentru trei ani. În cazul în care se folosesc pasaje de verificare pentru a înregistra unele dintre aceste date, acestea trebuie păstrate timp de trei ani. Rapoartele privind salariile trebuie să includă:
- Numele angajatului, adresa și numărul de securitate socială.
- Genul și ocupația angajatului.
- Data nașterii lucrătorilor sub 19 ani.
- Data și ora fiecare săptămână de lucru începe și se termină. Este necesară data începerii perioadei de salarizare dacă este diferită de săptămâna de lucru.
- Data la care salariatul este plătit
- Zilnic și săptămânal ore lucrate.
- Rata salariului angajatului.
- Salariile regulate, salariile pentru orele suplimentare și orice adăugiri sau deduceri din salariul angajatului.
Angajatorii trebuie să păstreze cardurile de timp sau înregistrările echivalente ale timpului lucrat timp de doi ani.
Cerințe suplimentare privind înregistrarea salariilor guvernamentale
Comisia pentru oportunități de ocupare a forței de muncă egale indică faptul că angajatorii trebuie să păstreze toate înregistrările privind angajările, inclusiv înregistrările de verificare și înregistrările salariale, timp de cel puțin un an. În cazul în care un angajat depune o plângere la EEOC, înregistrările trebuie să fie păstrate până la un an de la dispunerea definitivă a chestiunii de către EEOC sau la un an după soluționarea vreunui proces.
Statele pot impune cerințe suplimentare privind evidența înregistrărilor. De exemplu, Comisia pentru forță de muncă din Texas spune că angajatorii trebuie să furnizeze lucrătorilor un cec de verificare sau un document echivalent care să cuprindă toate datele folosite pentru a pregăti un salariu. Rapoartele privind salariile trebuie să fie păstrate pentru patru ani pentru a se conforma regulilor de menținere a înregistrărilor de șomaj din Texas.
Ghidul înregistrărilor angajatorilor
O afacere sau o organizație produce cecuri și verifică stuburi din mai multe motive. Serviciul Internal Revenue recomandă ca pasajele de verificare și înregistrările bancare care servesc ca documente justificative în scopuri fiscale, să fie păstrate pentru perioada de prescripție. De exemplu, perioada de limitare a declarațiilor fiscale este de șase ani. Nolo.com sugerează că firmele dețin verificări și înregistrări financiare timp de cel puțin șapte ani.
