În calitate de companie, trebuie să păstrați anumite documente, cum ar fi înregistrările de muncă și facturile, atât din motive comerciale, cât și din motive legale. În unele cazuri, comerciantul trebuie să păstreze, de asemenea, o copie a chitanțelor de pe cardul de credit pentru o perioadă de timp. Aflați când este în siguranță să aruncați aceste încasări în cursul afacerii.
Cărți de credit
După ce un client achiziționează un produs sau un serviciu de la compania dvs. folosind cardul de credit, trebuie să îi oferiți o chitanță tipărită pentru înregistrările sale - în special în cazul unei tranzacții față în față. Biletul conține suma tranzacției, codul de aprobare, numele deținătorului cardului de credit și un loc pentru semnătura clientului. De asemenea, păstrați o copie a chitanței semnate pentru înregistrările dvs.
De ce să le păstrăm?
Dacă apare un caz în care clientul contestă taxa de la compania dvs., sunteți responsabil, ca comerciant, pentru a dovedi că este valid. Unul dintre primele elemente pe care banca clientului le va solicita este o copie a chitanței cardului de credit în legătură cu tranzacția. De asemenea, furnizorul de servicii de comerț trebuie să vadă chitanța semnată pentru a investiga disputa în numele dvs. Dacă disputa clientului este aprobată pentru că nu puteți furniza o copie a chitanței de vânzare semnate, va trebui să plătiți taxe scumpe de rambursare și să pierdeți suma vânzării, precum și produsul sau serviciul pe care l-ați vândut.
Când să arunci
Datorită posibilității disputelor din partea clienților, nu este înțelept să aruncați o chitanță de vânzare a cărții de credit doar pentru că tranzacția ți-a lichidat contul de comerciant - chiar dacă ai primit deja fondurile din vânzare. Băncile oferă, de obicei, clienților aproximativ 60 de zile pentru a contesta o taxă pentru Actul de facturare corectă a creditelor. Este un pariu sigur să păstrați chitanța cardului de credit timp de cel puțin trei luni. Dacă aveți nevoie de chitanțe de vânzări în mod specific pentru motive de raportare a impozitului pe profit, păstrați-le la dispoziție timp de cel puțin șase ani.
Stocarea chitanțelor
Dacă trebuie să păstrați aceste chitanțe de vânzări, păstrați-le într-o locație sigură, blocată, deoarece acestea conțin informații sensibile despre clienți. Păstrați aceste date sensibile la îndemâna angajaților neautorizați și a persoanelor din afara acestora pentru a evita problemele legate de fraudarea cărților de credit sau identificarea furtului. Acordul dvs. privind serviciile de comerciant poate să contureze reguli specifice pentru modul de gestionare și stocare a datelor de pe cardul de credit sensibile pentru clienți, în conformitate cu liniile directoare Standard pentru securitatea datelor din industria cărților de plată. PCI DSS este o organizație care oferă îndrumări în ceea ce privește gestionarea datelor de pe cardul de credit al clientului.
