Un manager de proiect organizează în mod regulat întâlniri cu membrii echipei interne de proiect pentru a discuta despre proiectele sale actuale. În plus, un manager de proiect poate facilita întâlniri cu părțile interesate de proiect, cu conducerea executivă și cu clienții să înceapă un proiect și poate organiza întâlniri în curs de desfășurare pentru a oferi actualizări privind proiectele sale și pentru a răspunde la întrebări cu privire la termenele și bugetele. Pregãtirea pentru fiecare întâlnire a proiectului este esențialã în folosirea atât a timpului cât și a participanților la întâlnire.
Invitați persoanele potrivite la întâlnirea proiectului. Stabiliți obiectivele pe care trebuie să le îndepliniți în cadrul întâlnirii pe baza invitaților. În cazul în care vă întâlniți cu membrii echipei de proiect, puteți stabili obiective de obținere a actualizărilor de stare, de rezolvare a problemelor interne și de informare a membrilor echipei cu privire la proiect. În cazul în care vă întâlniți cu părțile interesate din cadrul proiectului, cu directorii și cu clienții, obiectivul dvs. este să furnizați actualizări generale și să răspundeți la întrebări.
Solicitați subiecte de agendă de la invitați cu câteva zile înainte de întâlnire. Mai degrabă decât să eschivați o minge de curbe surprinzătoare la întâlnire, cereți întrebări și subiecte de discuție de la cei conectați la proiect. Acest lucru vă va permite să vă pregătiți și să vă invitați pe alții care vă pot ajuta la întâlnire. Anticipați ceea ce invitații vor dori să audă și să discute despre proiect. De exemplu, dacă știți că clienții doresc să discute despre materialele de marketing, obțineți actualizări de la departamentul de comunicații și invitați un reprezentant la întâlnire.
Creați o agendă formală de întâlnire a proiectului. Listați detaliile întâlnirii, cum ar fi numele întâlnirii, data, ora, locația și numărul apelului de conferință în partea de sus a paginii. Listați subiectele agendei, cum ar fi statutul obiectivelor proiectului; statutul de domenii funcționale de afaceri, cum ar fi departamentul IT, marketing, juridic și alte departamente relevante; bugetul proiectului; pasii urmatori; și orice subiecte sugerate de alții.
Trimiteți tuturor invitaților o invitație și o agendă electronică pentru întâlniri. Includeți un plan de proiect sau un raport de stare care să însoțească discuția despre starea și calendarul de timp. Trimiteți invitația cât mai curând posibil și continuați cu agenda și atașamentele cu cel puțin o zi sau două zile înainte de întâlnire. Acest lucru va permite invitaților dvs. să revadă documentele și să se pregătească în avans.
Verificați logistica de întâlniri, cum ar fi rezervările de sală de conferințe și configurarea camerei cu câteva zile înainte de întâlnirea dvs. Testați-vă numărul de convorbiri telefonice și datele de conectare la întâlniri web, după caz, pentru a vă asigura că funcționează și că sunt ușor de accesat. Deoarece participanții sunt probabil de lucru pe mai multe sarcini, nu doriți să pierdeți timp nimănui cu numere de telefon defecte și link-uri web.
