Gestionarea evenimentului implică aplicarea practicilor de management de proiect la proiectarea, planificarea și coordonarea unor ocazii speciale cum ar fi petreceri, fonduri de ras, activități sportive și alte afaceri. În funcție de mărimea evenimentului, sistemele informatice (software-ul de calculator constând în mod tipic dintr-un depozit de date și interfața de utilizator pentru a manipula datele) sunt folosite pentru a urmări personalul și resursele.
Istorie
Industria de gestionare a evenimentelor a crescut foarte mult în ultimii 50 de ani, deoarece evenimentele nu mai sunt ținute exclusiv în orașele mari. Din 1949, Consiliul de legătură al Convenției a furnizat instrumente și programe pentru profesioniștii din industrie. Inițiativa sa privind schimburile de practici acceptate a lucrat la elaborarea unor standarde relevante începând din 1997. În special, Consiliul consultativ pentru tehnologii urmărește să elaboreze formulare standard și protocoale pentru sistemele informatice de gestionare a evenimentelor. Prin asigurarea compatibilității între sisteme, aceste standarde promovează eficiența. Odată ce o profesie relativ nereglementată, managementul evenimentului este acum chiar un domeniu de studiu la universități, care oferă programe de certificat și de diplomă. Aceste programe oferă instrucțiuni specializate privind sarcinile sistemelor informatice de gestionare a evenimentelor utilizate în mod obișnuit, care automatizează multe funcții de planificare și logistică.
Funcţie
Un sistem de informații de gestionare a evenimentelor este conceput pentru a facilita urmărirea personalului și a resurselor necesare desfășurării evenimentelor. În mod obișnuit, scopul său principal este de a oferi suport pentru planificare și înregistrare. În plus, alte funcții permit potrivirea cerințelor personalului cu disponibilitatea la organizarea evenimentului. Sistemul urmărește, de asemenea, costurile și cheltuielile. După eveniment, sistemul produce rapoarte pentru personalul administrativ. Sistemele informatice de gestionare a evenimentelor permit planificatorilor să utilizeze procesele și tehnologia pentru a coordona activitățile care au ca rezultat un eveniment bine organizat.
Caracteristici
Utilizând software și hardware specializat pentru a manipula informații și date folosind proceduri specificate, sistemele informatice de gestionare a evenimentelor oferă managerilor evenimentelor informațiile de care au nevoie pentru a menține o marjă de afaceri competitivă. Sistemele informatice de gestionare a evenimentelor susțin organizarea de activități de divertisment, personale sau corporative. Sistemele scalabile vă permit să planificați, să comercializați și să vindeți evenimentul. Cu alte cuvinte, indiferent cât de mare sau mică este conferința, petrecerea sau expoziția dvs. comercială, folosirea unui sistem informatic de gestionare a evenimentelor vă va ajuta să o planificați și să o executați.
Beneficii
Automatizarea procesului de înregistrare utilizând un sistem informatic de management al evenimentelor reduce erorile, economisind timp și bani. Gestionarea online a donațiilor mărește probabilitatea de contribuție. Mecanismele de producere a buletinelor de știri și a altor comunicări online oferă o modalitate ieftină (și ecologică) de a ajunge la o audiență largă, sporind participarea. În general, sistemele informatice de gestionare a evenimentelor vă permit să simplificați comunicările și să reduceți costurile de funcționare.
consideraţii
Utilizați bazele dvs. de date pentru a vă evalua cu exactitate audiența pentru fiecare eveniment. Determinați strategiile de marketing adecvate pe baza rezultatelor din evenimentele anterioare. Efectuați analize privind datele logistice pentru a determina zonele care au nevoie de îmbunătățiri operaționale.
