Rapoartele de afaceri sunt adesea plasate într-o bandă de plastic durabilă sau legată folosind o spirală sau pieptene de legare pentru a se asigura că acestea vor ține până la cititorii multipli. Formatul raportului pe care oamenii de afaceri îl utilizează pentru rapoartele legate se numește "format manuscris". Un raport în format manuscris conține mai multe secțiuni: o pagină de titlu, o scrisoare de transmisie, un cuprins, un rezumat, o introducere, un context al problemei sau situației, o discuție, o soluție, o concluzie, o lucrare citată, și anexe.
Începeți raportul creând o pagină de titlu. Pagina de titlu poate fi formatată în mai multe moduri diferite, dar trebuie să conțină titlul raportului, numele autorului, numele destinatarului și data.
Creați litera de transmisie. Deși raportul ar putea avea mai mulți destinatari, scrisoarea de transmitere este adresată șefului comitetului sau persoanei cu cea mai înaltă clasă. Scrisoarea de transmisie introduce cesiunea și acoperă punctele majore. Aceasta acționează ca un rezumat preliminar pentru destinatarul raportului.
Scrieți corpul raportului, începând cu introducerea. Introducerea descrie scopul raportului, problema pe care o discutați și domeniul de aplicare al problemei. De exemplu, dacă subiectul raportului este lipsa parcării la locul de muncă, ați descrie problema parcării, motivul pentru care compania dvs. trebuie să rezolve problema și care parcări pe care le discutăm.
Creați o secțiune numită fundal și scop care va discuta orice informații de fond relevante. Beneficiarul raportului ar putea fi deja conștient de aceste informații, însă includerea acestuia va oferi restul comitetului o imagine de ansamblu aprofundată, precum și demonstrarea cunoștințelor dvs. asupra subiectului. Pentru exemplul de parcare, ați putea discuta despre faptul că loturile au fost adecvate atunci când ați început, dar din momentul fuziunii companiei în 2004, noii angajați au avut probleme în găsirea parcării.
Scrieți o secțiune care discută diferitele soluții la problemă. Conducerea va dori să fie informată cu privire la toate soluțiile posibile sau la toate cauzele posibile, în cazul unui raport analitic, la această problemă. Acoperă fiecare soluție sau provoacă în detaliu și furnizează dovezi pentru fiecare.
Descrieți cea mai bună soluție sau cauza cea mai probabilă. Dacă susțineți o soluție, furnizați un buget și un calendar pentru soluție, astfel că managementul are o imagine clară a tuturor banilor și a muncii implicate în implementarea soluției. Dacă descrieți o cauză cea mai probabilă, explicați ce ar putea face pentru a rezolva cauza.
Scrieți o concluzie care rezumă raportul și reiterează necesitatea de a pune în aplicare cea mai bună soluție sau de a aborda cauza cea mai probabilă. Furnizați informații despre acțiuni, cum ar fi datele relevante pentru întâlnire pentru a vota soluția sau alte informații de întâlnire.
Creați o secțiune de lucrări citată care conține toate sursele dvs. Acest lucru va permite conducerii să citească mai multe despre această problemă sau să vă verifice faptele.
Plasați orice anexe, cum ar fi o copie a unui sondaj sau o schemă detaliată, la sfârșitul raportului.
Creați rezumatul după scrierea corpului raportului. Apoi, plasați rezumatul executiv direct în dosarul conținutului în raport. Rezumatul ar trebui să fie de aproximativ 1/10 din lungimea corpului raportului și ar trebui să fie o prezentare globală a întregului raport. Scopul rezumatului este de a oferi un rezumat detaliat al întregului raport pentru comitet.
Scrieți ultimul cuprins, dar plasați-l în spatele literei de transmisie. După ce ați terminat cu corpul raportului, introduceți toate rubricile și subtitlurile majore și plasați-le în cuprins, împreună cu numărul paginii.
Legați raportul. Dacă raportul dvs. va fi citit doar o dată sau de două ori, o acoperire transparentă din plastic cu un liant de tip slide-on va arăta profesională și va fi suficient de durabilă pentru câteva utilizări. Dacă raportul dvs. trebuie să fie mai durabil, duceți-l la un magazin de copiat și cereți-l să fie legat. Magazinul de copii poate plasa un raport de plastic de înaltă calitate și introduce o legare. Un liant de pieptene este o opțiune potrivită, ieftină, dar o legare spirală va fi cea mai durabilă și mai atractivă alegere pentru doar câțiva dolari mai mult.
