Legea federală a muncii cere angajatorilor să țină evidența exactă a orelor de muncă ale angajatului. Având angajații să țină evidența orelor lor cu un card de timp, fie că utilizează un ceas de oră sau un document scris manual, cere unui angajator să respecte anumite reguli enunțate de Legea privind standardele muncii corecte (FLSA).
Evidențierea documentelor
Informațiile care sunt înregistrate pe o carte de timp a angajatului sunt privite ca un document oficial. Informațiile exacte care trebuie păstrate în evidență nu sunt clar formulate, însă Departamentul pentru Muncă al SUA sugerează să includeți întreaga zi a zilelor lucrate în timp și în intervalul de timp afisat în mod clar, împreună cu orele totale lucrate pentru fiecare zi. Cardurile de timp pentru fiecare angajat trebuie păstrate în dosar timp de cel puțin doi ani. Departamentul Muncii cere angajatorilor să păstreze arhivele disponibile pentru o inspecție. Păstrați înregistrările într-un loc ușor accesibil, deoarece vi se poate solicita să furnizați informații suplimentare pe baza datelor enumerate pe fiecare card de timp. Mențineți înregistrările angajatului timp de doi ani, chiar dacă persoana respectivă nu mai este angajată de dvs.
Peste orar
Menținerea exactă a numărului de ore lucrate prin folosirea unei cartele de timp este esențială pentru a determina dacă angajații dvs. sunt plătiți pentru orele suplimentare. Lucrătorii au dreptul la o plată suplimentară pentru orele raportate pe un card de timp mai mare de 40 într-o anumită săptămână de lucru. FLSA descrie o săptămână de lucru ca șapte zile consecutive de 24 de ore, care pot începe în orice zi a săptămânii pe care o alegeți sau un total de 168 de ore continuu. Un angajat trebuie să fie plătit, cel puțin, o rată de 1 1/2 ori, indiferent de rata orară normală pentru fiecare oră de ore suplimentare. Unii lucrători sunt scutiți de regulile de ore suplimentare, cum ar fi anumite tipuri de agenți de vânzări, angajați executivi și profesioniști, lucrători agricoli și alții. Consultați link-ul furnizat în secțiunea de resurse de mai jos pentru informații suplimentare despre scutirile angajaților.
Politica scrisă
Elaborați standardele pe care vă așteptați angajații dvs. să respecte atunci când este vorba de înregistrarea orelor de lucru, cum ar fi orele de pornire și ieșire exactă, orele pe care trebuie să le lucreze în fiecare zi și cât timp este acordat pentru pauze. Asigurați-vă că fiecare lucrător știe că înregistrarea falsă a orelor pe care le-a lucrat sau împușcarea intenționată a unui card de timp al unui coleg este interzisă. Explicați ce măsuri disciplinare veți lua dacă aceste proceduri nu vor fi respectate, până la încheierea eventualelor terminări. În cazul în care un angajat te provoacă în mod legal de-a lungul timpului pentru care a fost plătit, având instrucțiuni care explică procedura dvs. de documentare a timpului lucrat, veți merge mult în a vă ajuta partea dvs. în argument.
