În calitate de angajator, sunteți responsabil de trimiterea declarațiilor fiscale W-2 fiecărui angajat până la data de 31 ianuarie. Ținerea copiilor dvs. W-2 la dosar timp de mai mulți ani protejează împotriva cererilor pe care nu le-ați trimis la timp și serviți drept apărare la un audit.
Cerințe de păstrare a evidenței
Serviciul Internal Revenue poate să auditeze declarația fiscală a unei întreprinderi mici, timp de până la trei ani de la depunere, potrivit site-ului legal Nolo. IRS încurajează proprietarii de afaceri să păstreze toate documentele fiscale, inclusiv W-2, timp de cel puțin patru ani după depunere. Nolo oferă o sugestie și mai conservatoare de a deține înregistrări timp de cel puțin șase ani de la depunere.
Motive pentru a ține
În plus față de utilizarea declarațiilor W-2 ca documentație în cadrul unui audit, doriți să le păstrați în cazul în care angajații pretind că nu au primit o copie. Angajații sunt îndrumați să vă contacteze dacă nu primesc un W-2 în termen de două săptămâni de la data de 31 ianuarie. În acest moment, poate fi necesar să trimiteți o altă copie. De asemenea, trebuie să păstrați copii de la depunerea taxelor de afaceri, inclusiv returnările pentru care ați raportat venitul angajaților, timp de cel puțin șase ani.
