Uneori, este dificil să se impună ordinea și disciplina într-o întâlnire de asociere. Mai ales dacă se află în discuție unele cheltuieli majore sau schimbări de reguli, este posibil să vă confruntați cu multe opinii diferite și fără un consens real cu privire la calea de urmat. Este important să se adere la o procedură adecvată de întâlnire, astfel încât toată lumea să poată fi auzită și deciziile să poată fi luate în mod eficient. De asemenea, trebuie să citiți regulile statului privind asociațiile de condo-uri și să vă asigurați că respectați procedurile legale privind desfășurarea ședințelor.
Solicitați elementele de pe ordinea de zi pentru discuții de la toți membrii consiliului de administrație, pentru a se asigura că toate problemele rămân nesoluționate.
Scrieți și difuzați o agendă cu mult înainte de reuniune, împreună cu procesul-verbal al ședinței anterioare. Acesta poate fi cel mai eficient dacă aveți adresa de e-mail a fiecărui proprietar pentru a asigura o distribuție eficientă. Ordinea de zi ar trebui să clarifice timpul și locul ședinței și exact ce va fi discutat. Acesta ar trebui să conțină propuneri explicite privind afaceri de fond.
Asigurați-vă că aveți un secretar pentru a lua minute adecvate la întâlnire. În acest fel, acțiunile aprobate în cadrul reuniunii vor fi înregistrate corespunzător și pot fi efectuate.
Permiteți o scurtă perioadă de timp la începutul întâlnirii pentru socializare și puteți servi cafea sau alte băuturi răcoritoare. Acest lucru permite proprietarilor să se amestece și creează o atmosferă mai cooperativă și mai prietenoasă.
Aduceți ordinea întâlnirii cu o declarație conform căreia afacerea formală va începe acum. Asigurați-vă că aveți atenția tuturor înainte de a trece la afacerea la îndemână.
Aprobați procesul-verbal al ședinței anterioare, după cum este sau cu orice amendamente acceptate de membri.
Prezentați rapoartele ofițerilor care sunt necesare, pentru a informa proprietarii despre orice acțiuni întreprinse în numele lor de la ultima întâlnire.
Deplasați-vă la primul element de activitate. Menționați mișcarea și cereți discuții. Membrii ar trebui să fie recunoscuți de către președinte înainte de a vorbi. Acest sistem asigură că discuția nu degenerează într-un proces neproductiv pentru toți, care se poate întâmpla dacă emoțiile se desfășoară în mare măsură în legătură cu o anumită problemă de condo.
Deplasați moțiunea, fie după cum a fost menționat mai întâi sau modificat prin discuții, apoi votați.
Asigurați-vă că secretarul de întâlnire ia act de formularea exactă a propunerii și rezultatul votului înainte de a trece mai departe. Această propunere va ghida acțiunile ulterioare ale asociației cu privire la această problemă.
Lucrați prin fiecare element de afaceri în acest fel.
