Companiile au active care pierd valoare în timp și ar putea fi nevoie să fie eliminate. Un exemplu sunt mașinile vechi care pot fi o scurgere a companiei datorită reparațiilor frecvente. O scrisoare de eliminare a activelor oferă plasarea finală sau renunțarea la deșeuri, excedent sau resturi, utilizând procedeul adecvat și sub autoritatea corespunzătoare. Eliminarea poate fi realizată prin abandon, distrugere, internare, incinerare, donare sau vânzare. Activele trebuie eliminate în conformitate cu politica de eliminare a activelor.
Determinați procedurile de înstrăinare a activelor în statul în care se află compania dvs.; apoi indicați-le în scrisoarea de eliminare a activelor. Completați un formular de solicitare de eliminare a activelor, care poate fi obținut, de obicei, de la departamentul de achiziții al companiei. Dacă vânzarea bunurilor va fi metoda de eliminare, cereți cumpărătorilor interesați să își prezinte expresia de interes. Menționați activele specifice care urmează să fie eliminate și dați valoarea lor curentă.
Menționați locul în care cei interesați de achiziționarea activelor ar trebui să meargă să le vadă. Indicați timpul în care va avea loc vizionarea și procedura care va fi utilizată pentru a efectua vânzarea. Menționați dacă cumpărătorul ar trebui să efectueze o plată în avans în ziua vânzării și dacă există taxe care să fie percepute pentru participarea la licitație.
Includeți în scrisoarea de eliminare a activelor opțiunile de licitație dacă veți dispune de active utilizând "sistemul de licitație". (Diferența dintre "vânzare" și "licitație" constă în faptul că vânzarea implică vânzarea activelor la un preț fix, în timp ce licitațiile implică cumpărătorii stabilind prețurile pe care sunt dispuși să le plătească. În sistemul de licitație, activele sunt vândute ofertantului cel mai mare.)
Una dintre opțiuni este ca activele să fie vândute intern, adică membrilor - cum ar fi angajații sau acționarii - societății. Indicați dacă va avea loc o licitație externă, ceea ce înseamnă că se va permite să participe la licitație din afară. Scrisoarea de eliminare a activelor trebuie să precizeze în mod clar aceste opțiuni și să indice metoda - ziarele sau online - de exemplu, de publicitate a ofertei.
Indicați în scrisoarea de eliminare a activelor dacă există un preț de ofertă minim și ce se va întâmpla dacă acest minim nu este îndeplinit. Menționați dacă eliminarea va fi oprită sau vor fi luate în considerare alte metode de eliminare.
Indicați în scrisoarea de eliminare a activelor dacă sunt permise tranzacțiile. Aici se tranzacționează activele și se aplică achiziționarea de elemente noi. Dacă este cazul, specificați că trebuie depus un formular de solicitare de eliminare a activelor și trimis la departamentul companiei responsabil cu gestionarea activelor. Unele companii însă contractă companii de servicii financiare, cum ar fi băncile de investiții, pentru a-și gestiona activele. În aceste cazuri, formularele de solicitare a cesionării activelor sunt transmise societăților de servicii financiare relevante.
Indicați dacă activele vor fi eliminate prin donare către persoane nevoiașe sau dacă vor fi distruse. Indicați procesul care trebuie urmat pentru a determina cine va fi donat bunurile. Dacă eliminarea va fi prin distrugere, indicați modul în care se va face acest lucru și ce legi relevante trebuie să fie respectate.
