Când se face o vânzare, cu excepția cazului în care clientul plătește imediat produsul sau serviciul, cumpărarea este creată ca o creanță pe care clientul o datorează. Conturile de încasat sunt cumpărătorii de bani datorează o societate și care se află în bilanț activ.
Recuperarea creanțelor
Termenii de plată pentru un client sunt înregistrați, de obicei într-un sistem automat de creanțe. Pentru majoritatea companiilor, termenii sunt standard. Un standard comun este "net 30 de zile", ceea ce înseamnă că plata totală în circulație este datorată în 30 de zile. Majoritatea termenilor includ o taxă de întârziere în cazul în care factura nu este plătită la timp. Taxele de întârziere pot fi un procent din suma datorată sau o taxă de plată întârziată sau o combinație a celor două.
Facturare
Pe baza termenilor pentru un client A / R, se creează și se trimite o factură clientului. Facturile sunt trimise clientului înainte de data scadenței plății, pentru a le oferi clientului timp pentru a efectua o plată. Multe companii imprimă și facturează prin e-mail săptămânal.
Cerere de plată
Pe măsură ce se primesc plățile, acestea sunt înregistrate și introduse într-un sistem automat sau înregistrate manual pe o foaie de registru. Plățile sunt aplicate în funcție de suma totală pe care un client o datorează, dedusă din suma datorată și calculată pentru a arăta soldul rămas.
Indicare de plată și raportare de întârziere
Pentru plățile care nu au fost efectuate după data scadenței, clienților li se trimite un anunț de plată trecut.
Pentru a oferi managementului creanțelor conturilor informații despre banii datorați și neachitați, se creează un raport de creare a conturilor "în vârstă". Un raport "în vârstă" arată totalul de dolari datorat unui interval de date. De exemplu, raportul indică o sumă în dolari care este de 30 de zile înainte de scadență, 60 de zile ulterioare scadenței și 90 de zile de la scadență.
Persoana responsabilă de proiectarea fluxului de numerar în afacere folosește raportul Contabilitate și informații despre cererea de plată pentru a arăta banii colectați și când se plătește o plată suplimentară. Aceste informații sunt utilizate pentru a determina fondurile disponibile pentru a conduce afacerea și dacă sunt necesare fonduri suplimentare din surse financiare, cum ar fi băncile pentru împrumuturi pe termen scurt.
Colecții
Creanțele anterioare sunt urmărite de către departamentul de contabilitate (pentru întreprinderile mai mici) sau un departament al colecțiilor. Un manager de colecții analizează banii din trecut și activitatea colecționarilor, cum ar fi numărul de apeluri colectate și suma colectată.
Activitățile de colectare pot fi externalizate la o agenție de colectare dacă o companie alege să nu facă colecții în casă. În cazul în care colecțiile interne nu au succes, se pot externaliza necolmobilatele.
