Situațiile dvs. financiare reprezintă un instantaneu al afacerii dvs. la un moment dat. Sunt utile, dar realitatea este că, de obicei, nu vă puteți opri afacerea în căile ei în timp ce vă pregătiți declarațiile. Inventarul dvs. va continua să se schimbe în timp ce lucrați la cărți, veți continua să faceți vânzări și plasați comenzi, iar personalul dvs. va trebui în continuare plătit. Sumele pe care personalul dvs. le câștigă după ultimul ciclu de plată finalizat al anului sunt denumite salarii sau salarii acumulate și va trebui să le adăugați și să vă ajustați situațiile financiare pentru a le reflecta.
Care sunt salariile acumulate?
Situațiile dvs. financiare împart banii care intră și ies din afacerea dvs. în două categorii, active și pasive. Dacă un cont reprezintă bani care sunt datorate companiei dvs., acesta este un avantaj. Este posibil să nu aveți în posesia dvs. încă, dar în mod normal, lucrurile vor ajunge în final în contul dvs. bancar. Banii pe care compania dvs. îi datorează altora este o răspundere, chiar și atunci când se află în prezent în conturile dvs., din același motiv. Asta se întâmplă la sfârșitul unei perioade de raportare când îi datorați angajaților banii pentru schimburile pe care le-au lucrat, dar care nu au fost încă plătite. Este o datorie pe care ați acumulat-o sau ați acumulat-o, la fel ca plățile de închiriere pentru echipamente sau spații.
De ce întreprinderile utilizează salariile acumulate
Dacă ați împrumutat 20 $ de la un prieten, este perfect bine să faceți o notă în cecul de casă câteva săptămâni mai târziu când scrieți un cec pentru a-l plăti înapoi. Lucrurile ar deveni urâte în grabă dacă ați încercat să conduceți o afacere în acest fel. De aceea este un principiu de contabilitate că trebuie să înregistrați orice cheltuială - inclusiv salariile - în perioada în care este acumulată. Salariile pe care le datorezi vor apărea în două locuri, deoarece majoritatea întreprinderilor folosesc contabilitate cu dublă intrare. Va trebui să le înregistrați în bilanțul dvs. ca o datorie și pe contul de profit și pierdere ca o cheltuială. Dacă nu, declarațiile dvs. financiare pentru sfârșitul perioadei de raportare nu vor fi corecte.
Salariul care este procesat, salariul nu este
La sfarsitul perioadei de raportare, indiferent daca este lunar, trimestrial sau la sfarsitul anului fiscal, probabil veti arata o valoare dolar a salariului restante in cartile dvs. Asta pentru că este rară pentru o afacere să se stabilească cu angajații chiar la sfârșitul unui ciclu de plată. De obicei, va exista o săptămână sau mai mult între data de cedare a salariilor și data plății. Dacă sfârșitul anului se încadrează în această săptămână, veți avea o sumă de plată care a fost deja procesată și așteaptă să fie emisă, și asta se prezintă în cărțile dvs. Cheltuielile dvs. salariale acumulate sunt diferite. Cea mai mare parte a personalului dvs. va fi lucrat și în zilele de la sfârșitul ciclului de plată până la sfârșitul perioadei dvs. de raportare, iar acestea sunt sumele în dolari pentru care veți avea nevoie de ajustări.
Efectuarea înregistrărilor pentru salariile acumulate
Primul loc pe care va trebui să-l faceți este în bilanțul dvs., pe partea de credit a cărții. Veți avea un cont numit "Plata plătibilă" sau ceva de-a lungul acestor linii. De cele mai multe ori va exista deja o sumă în dolari, reprezentând salariul care a fost deja procesat din perioada de plată anterioară. Aici veți adăuga salariile acumulate odată ce ați calculat un total. În contul dvs. de venit, pe partea de debit a cărții dvs., veți avea un cont similar numit "Cheltuielile salariale" sau ceva similar. Veți adăuga suma corespunzătoare aici. În cele din urmă, în majoritatea cazurilor, cărțile dvs. vor include și un jurnal care înregistrează fiecare tranzacție. Odată ce ați făcut ajustările dvs. în bilanț și în contul de profit și pierdere, va trebui să le înregistrați și în jurnal. Veți intra în Cheltuielile salariale în jurnalul dvs. ca debit, iar Salariul plătibil ca un credit.
Calculul sumelor pentru angajații pe oră
Compania dvs. ar putea avea angajați orari, angajați salariați sau mai frecvent ambii. Calcularea sumelor restante pe care le datorezi angajaților dvs. pe oră este relativ simplă. Dacă păstrați foi de lucru oficiale pe suport de hârtie sau în format electronic, le puteți trage pentru a afla care angajați au lucrat orele respective. De acolo, calculați numărul de ore lucrate de fiecare angajat și multiplicați-l cu rata orară. Consultați programul pentru ultimele zile dacă afacerea dvs. este suficient de mică pentru a nu fi nevoie să utilizați foi de pontaj formale. Adăugați toate orele programate, efectuați reduceri necesare pentru personalul care a plecat mai devreme, a sosit cu întârziere sau a fost chemat în stare de rău și apoi a multiplicat orele efective lucrate prin rata orară a angajatului. În cele din urmă, adăugați totalurile pentru a ajunge la o cifră pentru salariile totale orare acumulate.
Calculul sumelor pentru salariații salariați
Elaborarea salariului acumulat pentru salariații salariați este un pic mai complicat, deși nu este încă o provocare deosebită. Salariile sunt exprimate în mod obișnuit ca cifre anuale sau lunare, deci va trebui să le rupeți până la o sumă pe dolar pe zi. Pentru un salariu anual, puteți reduce numărul total de zile lucrătoare într-un an și împărțiți salariul cu numărul respectiv. Rezultatul va fi suma salariului zilnic al angajatului dvs. Dacă salariul este lunar, puteți utiliza aceeași metodă și numărați zilele lucrătoare pentru luna respectivă. Unele companii lucrează pe o perioadă de 30 de zile în scopuri contabile, deși, dacă vă încadrați în această categorie, va trebui să numărați zile până la sfârșitul lunii contabile, mai degrabă decât la sfârșitul lunii calendaristice. Odată ce ați dispus acest lucru și ați ajuns la o cifră zilnică pentru fiecare dintre angajații care au lucrat în ultimele zile ale perioadei de raportare, puteți să faceți totul și să aveți un număr pentru salariul total acumulat.
Calcularea orelor suplimentare, comisioanelor și bonusurilor
Lucrarea dvs. nu este terminată odată ce ați elaborat salariile orare pe bază de ore. Deseori, angajații dvs. vor fi câștigat bani în plus sub formă de ore suplimentare, comisioane sau bonusuri, iar acestea trebuie să fie și ele contabilizate. Pentru a calcula orele suplimentare pentru angajații dvs. pe oră, va trebui să vă referiți la legislația privind orele suplimentare ale statului sau, în cazul în care se aplică, orice acord colectiv de negociere care stabilește o primă mai mare pentru orele suplimentare. Unii angajați ar putea primi, de asemenea, salariul de gardă, o diferență salarială pentru schimburile de lucru nepopulare sau plata pericolelor pentru taxe periculoase. Va trebui să calculați aceste sume în mod individual, pentru fiecare angajat afectat. În același mod, va trebui să elaborați comisioanele sau bonusurile câștigate de personalul dvs. orar și salariat în ultimele zile ale perioadei dvs. contabile. Ei vor adăuga la salariul total acumulat.
Zilele bolnavilor și plățile pentru concediu
O altă complicație cu care trebuie să vă ocupați sunt zilele bolnave, zilele plătite și plățile de sărbători. Acest lucru este valabil mai ales dacă utilizați anul calendaristic ca anul dvs. fiscal, astfel încât sfârșitul anului fiscal să coincidă cu sărbătorile. Dacă oferiți zile personale plătite, acestea sunt de obicei echivalentul unui salariu de o zi pentru angajați salariați sau unei schimbări normale - de obicei opt ore - pentru un angajat orar. Zilele de boală lucrează în același mod și adesea sunt luate în concediu fie în locul unei zile personale, fie pentru că personalul dvs. sa îmbolnăvit în mod legitim. Legislația privind salariile de vacanță variază în funcție de locul în care se află compania dvs., dar în majoritatea cazurilor se reduce la plata unei zile pentru angajații care nu lucrează în vacanță și pentru o zi mai mare pentru cei care fac.
Permiterea impozitelor și a avantajelor
Odată ce ați elaborat toate aceste totaluri, veți avea o cifră pentru toate salariile dvs. acumulate efectiv. Totuși, munca voastră nu se va face totuși, pentru că fiecare dolar din această sumă reprezintă, de asemenea, un procent mai mic pe care îl datorați sub forma impozitelor de stat și federale pentru salarizare. Dacă societatea dvs. oferă beneficii angajaților săi sau anumitor clase de salariați, aceste prestații sunt, de asemenea, considerate venituri impozabile. Va trebui să elaborați valoarea pe zi a acestor beneficii și să le aplicați tuturor angajaților eligibili pentru a veni cu un total final al salariilor dvs. acumulate, inclusiv acele beneficii. Odată ce acestea sunt în vigoare, puteți calcula cuantumul impozitului pe care îl veți datora. În mod strict, aceasta nu face parte din ajustarea salariilor acumulate, dar va trebui să vă ajustați conturile fiscale în același mod, deoarece toate acestea fac parte din aceeași sarcină.
Permiterea cheltuielilor de procesare a salariilor
Dacă utilizați o companie externă pentru a vă gestiona salariul pentru dvs., există o sumă finală de care aveți nevoie pentru a vă înregistra. Aceasta este suma pe care o plătiți pentru procesarea salarizării, care va varia în funcție de furnizorul pe care îl utilizați și de planul de servicii pe care l-ați ales. În mod obișnuit, comisioanele dvs. se vor efectua pe bază de salariat pe lună, astfel încât calcularea sumei pe zi este la fel ca și calcularea sumei pe zi pentru un salariu lunar. Înmulțiți suma pe angajat cu numărul de salariați, împărțiți această cifră cu numărul de zile din lună și apoi multiplicați valoarea dolarului pe zi cu numărul de zile rămase la sfârșitul lunii. Dacă compania dvs. este mică, este posibil să includeți această sumă direct în cifra totală a salariilor acumulate. În companiile mai mari, probabil că aveți un cont separat pentru cheltuielile de salarizare, dar, ca și în cazul impozitelor pe salarii, este logic să calculați și să înregistrați suma respectivă în timp ce deja efectuați salariile acumulate.
Cum să ajustați intrările pentru salariile acumulate
Acum că ați elaborat toate sumele dolarului implicate, sunteți în sfârșit gata să vă aruncați înapoi în cărți și să efectuați ajustările necesare. În primul rând, reveniți la contul "Salariu plătit" pe partea de credit a bilanțului dvs., sau orice cont este numit în cărțile dvs. Veți avea deja o intrare acolo pentru perioada anterioară de plată, care este deja procesată și înregistrată. Acum, plasați o intrare nouă, cu descrierea "Reglarea intrării", și adăugați salariile pe care le-ați calculat pentru ultimele câteva zile ale perioadei. Dacă țineți cărțile pe cont propriu, puteți fi mai informativ și puteți să-l etichetați "Ajustarea intrării pentru salariile acumulate" sau ceva similar pentru a vă ajuta să vă amintiți mai clar ce ați făcut. Acum, treceți la declarația dvs. de venit și introduceți o intrare de ajustare exact în același mod pe partea de debit a cărții dvs. În cele din urmă, înregistrați-le pe cele două intrări ajustate în jurnalul dvs. Dacă utilizați un program de contabilitate computerizat sau un sistem manual "unic", sumele corecte se pot transfera în jurnal fără a fi nevoie să o faceți.
Scăderea pierderii pentru a ajusta intrările pentru salariile acumulate
Dacă păstrați propriile cărți sau utilizați un contabil care nu este instruit în mod oficial, este posibil să treceți cu vederea aceste ajustări pe fondul stresului și agitației de a vă face rapoartele trimestriale sau lunare de la sfârșitul anului. Acest lucru este valabil mai ales dacă sfârșitul anului fiscal coincide cu anul calendaristic, deci participați la acest lucru în timp ce încercați să vă respectați obligațiile personale în legătură cu sărbătorile. Este complet de înțeles dacă ați pierdut ajustările, dar asta nu înseamnă că nu sunteți responsabil pentru păstrarea corectă a cărților.
Păstrarea unor cărți înșelătoare sau inexacte poate avea o serie de repercusiuni. Creditorii sau investitorii potențiali pot fi atenți, și pe bună dreptate, dacă găsesc inexactități în datele financiare. De asemenea, înseamnă că nu lucrați cu informații exacte, ceea ce face ca planificarea managementului să fie mai dificilă. Dacă vă aflați pe o piață în care recrutarea angajaților este deja o provocare, o reputație de salarizare nu va ajuta cauza dumneavoastră. În cele din urmă, dacă nu vă calculați corespunzător impozitele pe salarii, puteți obține amenzi și atenție nedorită din partea autorităților fiscale de stat sau a IRS. Efectuarea ajustărilor necesită un pic de lucru din partea dvs. - sau de partea dvs. de contabilitate - dar merită efortul de a face bine.
