O cerere de propuneri este un document emis de o societate, o organizație non-profit sau o agenție guvernamentală care solicită răspunsuri din partea potențialilor furnizori la cerințele enumerate. Deși RFP variază în funcție de dimensiune, domeniu și formă, acestea acoperă de obicei subiecte similare. Un RFP va informa în mod obișnuit vânzătorii despre entitatea sponsorizantă, ce vrea să obțină și stabilește termenii și condițiile de selecție. Un RFP solicită de obicei vânzătorilor să explice de ce sunt calificați să răspundă, cum intenționează să realizeze obiectivele descrise în propunere și prețul pe care îl așteaptă să fie plătit.
Descrieți scopul și domeniul de aplicare al RFP, inclusiv bunurile, produsele sau serviciile pe care doriți să le achiziționați și calificările pe care le așteptați ca vânzătorul să posede. Acest lucru va permite vânzătorilor să determine dacă sunt eligibili și doresc să răspundă. Prin indicarea faptului că compania dvs. are nevoie de 10.000 de widget-uri albastre livrate în trei luni, organizația dumneavoastră caută o locație și echipament pentru a pregăti și servi 200 de mese zilnic pentru clienții vârstnici sau agenția dumneavoastră necesită instruire pentru a îmbunătăți serviciul clienți. timpul și efortul furnizorilor.
Scrieți o descriere a companiei, organizației sau agenției dvs. care oferă furnizorilor potențiali date utile. Din moment ce va costa timp și bani pentru majoritatea furnizorilor de a răspunde la RFP dvs., acest lucru ajută la stabilirea unei relații de lucru viitoare. Explicați ce intenționați să realizați cu produsul sau serviciul dvs. Identificați persoanele cărora ar trebui să le adreseze întrebările și corespondența.
Specificați domeniul de activitate în detaliu, astfel încât vânzătorii să poată face proiecții exacte ale forței de muncă, a materialelor și a altor costuri.Listează datele de finalizare proiectate astfel încât să poată dezvolta un calendar realist. Descrieți condițiile pe care le așteptați să le îndeplinească, cum ar fi standardele de muncă, de mediu și siguranță. Menționați standardele de performanță de care aveți nevoie și cum vă așteptați să monitorizați și să evaluați efortul acestora.
Listați planurile, rapoartele, produsele, serviciile și materialele pe care le așteptați să le livreze și când doriți ca fiecare să fie finalizat. Furnizorii pot avea circumstanțe care îi împiedică să ofere ceea ce solicitați când vă așteptați. Diferențele dintre așteptările dvs. și vânzătorii vor fi probabil subiect de discuție în timpul negocierilor contractuale. Unele RFP includ o secțiune cu elemente standard ale contractului propus, cum ar fi clauzele de anulare și acordurile de confidențialitate
Includeți în RFP criteriile pe care le veți utiliza pentru a evalua răspunsurile primite și modalitatea și calendarul acordării premiului către ofertantul câștigător. Acest lucru este important pentru a evita pretențiile de favoritism sau alte practici neloiale. Multe RFP utilizează un sistem punct, atribuind puncte pentru elemente cum ar fi costul, sfera de activitate, calificările și personalul.
