Prelucrarea salariilor este o sarcină detaliată care necesită abilități solide matematice și de rezolvare a problemelor. Angajatorul sau personalul de salarizare trebuie să se asigure că salariile tuturor angajaților sunt corecte și la timp. În multe cazuri, aceștia trebuie să interacționeze cu managerii și supraveghetorii pentru a se asigura că toți cei din companie înțeleg procedurile de procesare a salariilor. Pentru a-și îndeplini eficient sarcinile, personalul de salarizare ar trebui să elaboreze un sistem simplificat de salarizare, care să includă documentația privind informațiile salariale critice.
Documentarea procedurilor de salarizare
Procedurile de timp și de timp ale documentelor pentru documente. Multe companii cu angajați orari le cer să pună un ceas de oră; alții le cer să completeze un card de timp. Salariile orare plătite de angajați se bazează pe orele lor prezentate pe cardurile lor de timp; prin urmare, orice modificări ale ceasului sau ale cărții de timp care sunt puse în aplicare trebuie să fie raportate tuturor angajaților în scris. Puteți să trimiteți o notă managerilor / supraveghetorilor sau să îi transmiteți o versiune tipărită a modificărilor. Managerii / supervizorii sunt responsabili pentru transmiterea oricăror schimbări necesare angajaților lor.
Imprimați un calendar anual de salarizare. Înainte de sfârșitul fiecărui an, verificați cu atenție datele din anul următor pentru a stabili care sunt datele de procesare a salariilor. Luați act de sărbătorile bancare, de sărbătorile legale și de alte sărbători de companie. Utilizați culori diferite pentru a evidenția datele de depunere pentru schimbările de timp ale cardurilor și a salariilor și datele efective de plată. O companie de tipărire profesionistă vă poate ajuta să tipăriți aceste calendare. Distribuiți calendarul de salarizare tuturor managerilor / supraveghetorilor.
Păstrați o broșură de procesare a salariilor standard pentru departamentul de salarizare. Broșura trebuie să includă toți pașii de procesare a salariilor. De exemplu, dacă compania dvs. are un program de plăți de două săptămâni, formulați broșura astfel încât să precizeze exact cum are loc procesarea salariului biweekly de la începutul perioadei de plată până la sfârșit. Acest pas este deosebit de eficient atunci când se pregătește un nou personal de salarizare.
Includeți procesul de raportare și verificare a procesului de manipulare în broșura de procesare a salariilor. După ce au fost tipărite salariile sau a avut loc transmiterea fișierului de depozit direct către bancă, procesul de plată nu este încă finalizat. Documentați acești pași, cum ar fi tipărirea și depunerea registrelor de salarizare și rapoartele fiscale, precum și numele persoanelor cărora le veți distribui salariile. Pe măsură ce informațiile se modifică în timp, actualizați broșura și asigurați-vă că toată lumea din departamentul de salarizare are o copie.
Asigurați-vă că fiecare membru al personalului de salarizare își înțelege rolul. Documentați-le și dați-le o copie a sarcinilor lor specifice de muncă pentru a se asigura că, în timpul prelucrării salariaților, sunt conștienți de responsabilitățile lor.
