Când afacerea dvs. este invitată să răspundă unei cereri de propuneri, un potențial client vă invită să trimiteți un răspuns oficial care să indice modul în care veți îndeplini un contract. În timp ce ofertanții potențiali nu sunt adesea obligați să refuze în mod oficial astfel de invitații, trebuie să comunicați întotdeauna intențiile dvs. în scris și pe canale neoficiale.
Pentru a licita sau a nu licita
Înainte ca o companie să decidă să refuze o RFP, o revizuire internă a RFP este un pas prudent. Motivele interne de declin practic includ stabilirea prețurilor la proiect, programarea și lipsa de expertiză în ceea ce privește serviciile sau produsele solicitate. Cu toate acestea, motivele externe ale firmei dvs. pentru declin ar trebui declarate diplomatic - posibilitatea unei viitoare relații de afaceri nu ar trebui să fie trecută cu vederea.
Răspunsuri oficiale și neoficiale corespunzătoare
Fiecare proces RFP poate avea cerințe unice pentru a refuza în mod oficial o depunere a propunerii. De exemplu, unele RFP includ o dată specifică "fără ofertă" - în astfel de situații, trebuie să depuneți toate eforturile pentru a vă exprima intenția de a refuza participarea la procesul de propunere până la data stabilită în RFP. Acesta este un pas deosebit de important pentru a face față în mod corespunzător dacă ați solicitat inițial ca firma dvs. să fie inclusă în procesul RFP.
RFP ar trebui să conțină o listă cu indivizii despre care ar trebui să contactați despre declinarea unui RFP și ar trebui să anunțați unul sau mai mulți dintre acești oameni prin poștă. Sunt de asemenea recomandate metode de comunicare informală, cum ar fi telefon și e-mail. În interesul îmbunătățirii viitoarelor oportunități de afaceri, ar trebui să încercați să nu spuneți grațios - uneori numită "nu" pentru sarcină, în timp ce spuneți "da" persoanei. Aceasta este o abordare inteligentă de luat în considerare atunci când refuzați un RFP.
