Modificarea procedurilor de facturare ale companiei dvs. poate afecta modul în care faceți afaceri cu zeci de clienți. Nu puteți schimba pur și simplu datele facturii planificate, nu vă puteți mări sumele de plată sau nu vă puteți revizui termenii, fără a vă anunța în prealabil. În caz contrar, vă confruntați cu perspective de apeluri, plângeri, pierderi de venituri și comentarii negative. Remediați scrisoarea pe care o trimiteți clienților dvs., astfel încât să furnizeze răspunsuri complete la întrebarea "cine, ce, când și unde" a noilor politici.
Clarify Purpose
Anunțurile oficiale ale schimbărilor procedurale ar trebui să se deschidă cu declarații clare privind sursa informațiilor, populația pe care o afectează și natura schimbării. Pentru a realiza acest obiectiv, utilizați antetul companiei dvs., astfel încât destinatarul să vă cunoască imediat identitatea. Dacă vă configurați mesajul în software-ul de procesare a textului ca un proiect de fuzionare a corespondenței, puteți include o salutură particularizată în fiecare literă pentru a evita introducerea temutului "Dear Valued Customer" care depersonalizează orice mesaj. Reafirmă aprecierea dvs. pentru afacerea destinatarului și precizați elementele de bază ale politicii într-un prim paragraf scurt. De exemplu, puteți anunța "Pentru că vă apreciem ca fiind un client, vă contactăm pentru a vă informa despre o schimbare viitoare a procedurilor de facturare care afectează contul dvs. cu noi".
Furnizează detalii
După ce introduceți subiectul general al comunicării dvs., ajungeți la punctul din paragraful următor. Explicați - cât mai succint posibil - schimbarea care vine și modul în care noile reguli diferă de cele vechi. Clienții vor să știe exact cum afectează politicile dvs. Dacă nu oferiți o explicație clară și logică care să răspundă la toate întrebările evidente pe care le ridică, telefonul dvs. va începe să sune la scurt timp după trimiterea scrisorilor dvs. în cutiile poștale ale destinatarilor. Pentru a vă asigura că ați adresat toate detaliile necesare, adresați-vă prietenilor, colegilor sau altor persoane din afară să vă citească scrisoarea în etapele prototipului și să vă perfecționeze mesajul în lumina oricărei întrebări pe care o ridică.
Confirmați sincronizarea
Delineați exact când modificările intră în vigoare. Dacă clienții trebuie să înceapă să utilizeze o nouă adresă de plată eficientă cu un ciclu de facturare specific pentru o lună, spuneți-le: "Începând cu plata dvs. luna și anul, trimiteți cecul la adresa." Dacă clienții vor vedea o modificare a termenilor de plată, spuneți-le: "Vom ridica plata dvs. minimă de la numărul la numărul la sută din soldul dvs. începând cu luna și anul." Pentru a evita confuzia, utilizați această instrucțiune de sincronizare pentru a recupera modificarea și a vă oferi o dată completă, astfel încât scrisoarea dvs. să devină o referință viitoare viabilă pentru fișierele clienților.
Faceți-o oficială
Înainte de a vă închideți scrisoarea, clarificați într-un mod ferm, dar prietenos, că modificările dvs. nu reprezintă termeni opționali. Clienții trebuie să-și dea seama că nu pot renunța la procedurile dvs., cu excepția închiderii conturilor și că continuarea colaborării cu dvs. după data schimbării confirmă faptul că acceptă și acceptă să respecte noile reguli. Furnizați-vă numele și informațiile de contact, chiar dacă toate acestea apar ca parte a antetului dvs. și subliniați faptul că salutați apelurile clienților dacă au întrebări sau comentarii.
