E-mailurile și alte mijloace electronice de comunicare ar fi putut împinge scrisori de hârtie la marginea conștiinței, dar ar fi înșelătoare să sugerezi că arta scrisului de scrisori este moartă. Dimpotrivă, întreprinderile folosesc scrisori în fiecare zi pentru a trimite informații, pentru a comunica clienților condiții importante și a pune ceva tangibil în mâinile destinatarului. O scrisoare semi-formală este potrivită când cunoașteți destinatarul, dar nu ca un prieten.
Semi-formală este formatul corect?
Luați întotdeauna în considerare destinatarul atunci când pregătiți o scrisoare de afaceri. O scrisoare semi-formală este potrivită atunci când cunoașteți destinatarul sau comunicați cu el în mod regulat, de exemplu, contabilul care se ocupă de contabilitatea dvs. sau de managerul de birou al furnizorului dvs. principal. Dacă nu cunoașteți deloc persoana, alegeți un stil formal de scrisoare. Semnele formale sunt mai polite decât scrisorile informale. Gândiți-vă la acestea ca la o cruce între tipul de scrisoare oficială pe care ați putea să-l scrieți unui autor de reglementare guvernamentală și stilul relaxat al scrisorii pe care îl puteți scrie unui prieten.
Urmați formatul Standard Business Letter Format
Semnele formale urmează formatul standard al literelor de afaceri; este doar limba pe care o modificați pentru a crea un ton neutru. Alegeți papetărie tipărită cu antetul dvs. de afaceri și scrieți numele destinatarului și adresa de afaceri în partea stângă sus a paginii. Deci, dacă scrieți către CEO-ul unei companii furnizoare, adresa internă va citi:
Dna Catherine Torrance, CEO
Compania Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Apoi, scrieți data în formatul lună-zi-an. Este convențional în scrisul de afaceri să scrieți luna ca un cuvânt: "28 martie 2018."
Alegeți un salut
Utilizați numele de familie al destinatarului, urmat de un colon - "Stimate Domn / Domnișoară / Persoană / Persoană de contact Nume:" Pentru mai mulți destinatari, listați numele tuturor destinatarilor - "Stimate doamna Tomaker, Dl Bennett și Dr Toulson-Smith: "Nu scrie primul nume; este considerat nepoliticos. Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, efectuați cercetări online pentru ao descoperi. Utilizați o salutură generică, cum ar fi "Stimate director de vânzări:" numai ca o ultimă soluție. În acest scenariu, ar fi preferabil să vă adresați scrisoarea dvs. "Stimate Domn" sau "Dragă Doamnă" și să folosiți un ton formal.
Structura corpului pentru claritate
Corpul scrisorii tale ar trebui să lovească un ton politicos și neutru. Utilizați cuvinte de zi cu zi în loc de cuvinte formale, de exemplu, "de asemenea" în loc de "în plus" și "dar" în loc de "totuși". Contractiile precum "Eu sunt", "nu" și "nu" sunt în ordine într-o scrisoare semi-formală, atâta timp cât se încadrează în stilul casei companiei. Deschideți descrierea motivului pentru care scrieți și faceți punctele rămase peste două-patru paragrafe într-o manieră logică, o idee pe paragraf. Respectați timpul destinatarului și păstrați scrisoarea cât mai scurtă și mai aproape posibilă.
Scrieți o Închidere gratuită
Aveți diferite opțiuni pentru a rotunji o scrisoare semi-formală, deci alegeți o închidere politicoasă dar cordială din lista de mai jos:
- Cu respect a ta,
- A ta cu adevărat,
- Al dumneavoastră,
- Cu sinceritate,
- Cordial,
- Cele mai bune gânduri,
Terminați tastând numele și titlul, apoi imprimați litera și semnați numele în spațiul dintre numele de închidere și numele dvs. tastat.
Exemplu de scrisoare semi-formală
Punând totul împreună, iată un exemplu de scrisoare scurtă semi-formală:
Dragă doamnă Mears:
Vă scriu pentru a vă invita în mod oficial să participați la conferința de vânzări industriale din 2019, care va fi speaker-ul și atelierul.
Tema acestei conferințe este "Vânzări: Riding the Wave Technology". Se va desfășura la Centrul de Convenții Ernest N. Morial din New Orleans în perioada 3 - 5 octombrie 2019.
Pentru informațiile dvs., Katerina Houlden din Intelligent Sales va fi speaker-ul de deschidere. Tema prezentării sale este "Mastering Sales Big Data". Dacă vă conectați la portalul nostru de conferințe de la www.indsalescon.net, puteți vedea actualul proiect de program și teme specifice pe care discursurile și atelierele vor acoperi provizoriu.
Ne așteptăm ca participarea să fie cea mai ridicată în acest an, în zona a 4.000 de delegați și 80 de vorbitori. Aș fi încântat și onorat dacă ați contribui la acest eveniment de prestigiu.
Aș aprecia dacă ați putea să răspundeți cu amabilitate până la 30 mai. De acolo vă pot oferi orice alte informații pe care le puteți solicita.
Cele mai bune gânduri,
femeie necunoscută
