Trecerea de la contabilitatea manuală la cea computerizată este un proces pas cu pas care poate fi realizat cu ușurință și eficient. Dacă este sfârșitul anului fiscal, puteți începe cu începutul noului an fiscal. Nu este necesar să se introducă date din perioadele anterioare, cu excepția situațiilor financiare anuale. Dacă nu este sfârșitul anului, trebuie să decideți dacă doriți să așteptați până la sfârșitul anului sau să introduceți în sistem toate datele detaliate până la acel punct al anului.
De cercetare și de a decide cu privire la echipamentele de calculator de care aveți nevoie pentru sistemul dvs. de contabilitate computerizată. Majoritatea PC-urilor au astăzi capacitatea de a crea un pachet de contabilitate pentru o afacere mică. Asigurați-vă că computerul are o unitate de hard disk cu spațiu de stocare de mai multe gigaocteți. Odată cu trecerea timpului, înregistrările dvs. computerizate vor crește și doriți ca calculatorul să dureze câțiva ani. De asemenea, veți dori programe de procesare a textului și programe de calcul tabelar, precum și capacitatea de acces la Internet și e-mail.
Configurați echipamentul calculatorului și stabiliți conexiunea la Internet. Acest pas este important deoarece toate pachetele de software contabile vor avea disponibil ajutor online dacă întâmpinați o problemă. De asemenea, ca parte a setării computerului, stabiliți un mijloc de copiere a fișierelor. Ar trebui să efectuați copii de rezervă a datelor în fiecare zi sau chiar mai des atunci când lucrați la ceva critic. Fișierele pot fi salvate cu ușurință pe unități portabile. Este important să ne dăm seama că un sistem contabil este o bază de date din care informațiile sunt preluate atunci când este necesar.
Cercetați și decideți ce pachet software de contabilitate este cel mai bun pentru afacerea dvs. Cele mai multe companii mici fac bine cu un pachet software out-of-the-box, cum ar fi QuickBooks sau Peachtree.
Configurați pachetul software urmând meniurile încorporate. Stabiliți un plan de conturi pentru registrul dvs. general. Configurați-vă conturile bancare și adăugați informațiile necesare despre vânzătorii și clienții dvs.
Introduceți datele detaliate despre tranzacții necesare pentru actualizarea cărților computerizate. Va trebui să introduceți situațiile financiare la sfârșitul anului din anul precedent ca solduri de început pentru anul în curs. Apoi tastați datele detaliate privind tranzacțiile pentru fiecare lună a anului curent până când sunteți actualizat. Dacă este sfârșitul anului, trebuie doar să stabiliți balanțele de început pentru noul an și să lucrați înainte, introducând datele contabile ca urmare a tranzacțiilor și a evenimentelor. Acum lucrați într-un sistem computerizat de contabilitate.
Decideți dacă doriți ca situațiile financiare anterioare să intre în sistem. Pentru a furniza istoric în înregistrările computerizate, puteți adăuga situațiile financiare din anii precedenți. Puteți face acest lucru lunar, trimestrial sau anual revenind câțiva ani. Nu este nevoie să adăugați datele detaliate despre tranzacții în istorie, dar ar trebui să existe o pistă care să meargă înapoi la înregistrările manuale.
