O bibliotecă este la fel de bună ca și sistemul de indexare: Fără Dewey Decimal, Biblioteca Congresului și un fel de catalog volumic, nimeni nu a putut găsi cartea potrivită suficient de repede sau de fiabil pentru a face biblioteca utilă. Până când bibliotecile publice moderne au devenit normă la mijlocul secolului al XIX-lea, bibliotecarii profesioniști au memorat locația tomilor în grija lor. Ulterior, sistemele manuale, cum ar fi cataloagele cu carduri, au ajutat patronii să caute locația cărților pe care le-au dorit. Din anii 1990, majoritatea bibliotecilor au automatizat unele aspecte ale operațiunilor lor. În ciuda costurilor și a efortului de instalare a acestor sisteme, acestea sunt un model superior atunci când luați în considerare dezavantajele metodelor anterioare.
Vulnerabilitatea la eroarea umană
Fiecare sistem cu care oamenii lucrează este vulnerabil la erorile făcute de un membru al echipei distras, obosit sau incompetent. Sistemele automatizate necesită încă o interacțiune umană, dar reduc numărul deciziilor sau operațiunilor pe care un om trebuie să le îndeplinească. Indiferent dacă depuneți o solicitare de rezervă a unui patron sau că urmăriți sosirea de cărți noi, fiecare pas gestionat de un computer face întregul sistem mai eficient, deoarece este mai puțin predispus la greșeli.
Costurile se adaugă peste timp
Instalarea unui sistem automat poate costa între 20.000 și 50.000 de dolari pe bibliotecă numai pentru echipament. În ciuda acestor costuri inițiale, automatizarea economisește bani în timp. Această economie vine în două forme. Multe operațiuni, odată operate, continuă fără implicarea unui membru al personalului - de exemplu, generarea de rapoarte privind cererile de împrumut interbibliotecă sau trimiterea de notificări electronice restante. Operațiunile care încă au nevoie de o ființă umană - cum ar fi procesarea cărților returnate - se întâmplă mai repede cu ajutorul automatizării. În ambele cazuri, biblioteca poate reduce personalul pentru a-și reduce bugetul sau poate aplica fondurile salvate către mai multe sarcini și programe orientate spre client.
Căutările durează mai mult și sunt mai puțin eficiente
Căutarea unei anumite cărți într-un catalog de carduri - cel mai iconic sistem de bibliotecă manuală - înseamnă trecerea de la un index la altul atunci când vă modificați căutarea de la autor la titlu. Cu un sistem automat, puteți efectua orice fel de căutare doriți din aceeași locație cu câteva clicuri. Acest lucru economisește timp pentru clienți în comparație cu vechiul mod și necesită mai puțin ajutor din partea angajaților din bibliotecă. Deoarece toate indexurile sunt virtuale în loc de cele fizice, un sistem automatizat poate avea mai multe categorii de căutare fără a adăuga o altă piesă de mobilier. Patronii pot căuta după o varietate mai largă de cuvinte cheie și concepte decât cu un catalog de cărți. Cataloagele automate pot fi, de asemenea, puse online, permițând unui patron să confirme că o carte este disponibilă de acasă în loc să vină la bibliotecă și să fie dezamăgită.
Stânga în spatele autostrăzii de informații
Bibliotecile și informațiile devin digitalizate într-un ritm rapid. Orice bibliotecă care utilizează încă un sistem de operare manual nu se poate conecta la resursele digitale. Acest lucru face ca schimbul de informații și publicații să fie mult mai dificil și mai consumator de timp decât cu un sistem automat. Pe măsură ce secolul 21 progresează și resursele devin pe deplin digitale, patronii bibliotecilor manuale nu vor putea accesa un procent din ce în ce mai mare de informații.
Punerea la limită a viitorului
E-cărțile, podcasturile, blogurile și tutorialele video fac parte din modul în care lumea modernă comunică suma cunoștințelor umane. Bibliotecile cu sisteme manuale au acces limitat la acest domeniu în creștere. Orice sistem automatizat de calitate va oferi, în mod implicit, acces la distanță și la fața locului pentru majoritatea acestor resurse.
