Informațiile confidențiale reprezintă orice informație pe care doriți să o păstrați complet privat, din motive comerciale sau personale. Dacă trimiteți informații confidențiale unei alte părți, este o acțiune riscantă. Ar trebui să vă asigurați mesajul confidențial așa cum ați proteja tot ceea ce credeți că are o valoare ridicată.
Scenarii comune
Întreprinderile trimite în mod obișnuit informații confidențiale celorlalți asociați sau colegi de afaceri în ceea ce privește proiectele de tip secret. Un exemplu este dacă o companie are în vedere o fuziune cu o altă companie, trebuie să comunice planul propus și nu dorește ca concurenții să știe încă. Un alt scenariu obișnuit în care o parte trebuie să transmită informații confidențiale este dacă un scriitor de filme dorește să trimită un scenariu neremunerat unui director. Un angajator ar putea trimite o ofertă confidențială de angajare unui candidat, sau candidatul ar putea cere să-și păstreze cererea privată. În toate cele trei cazuri, este înțelept să se compună o scrisoare de intenție privind confidențialitatea ca preambul la informațiile anexate.
De ce o scrisoare de intentie?
Când trimiteți informații confidențiale, fie prin e-mail, fie prin poștă, riscați să fie interceptată de terți neautorizați. Dar, chiar dacă informația ajunge la destinatarul său în condiții de siguranță, tot riscați neatenția din partea destinatarului destinat atunci când vine vorba de gestionarea informațiilor și păstrarea lor privată. Puteți reduce la minimum riscul prin compunerea unei scrisori de intenție care să vă consolideze dorința de confidențialitate completă.
Ce să includă
Unul dintre primele elemente pe care trebuie să le includeți pe o scrisoare de intenție este eticheta "Confidențial" sau "Personal și confidențial" tipărită cu caractere aldine, cu caractere aliniate în partea de sus sau direct deasupra corpului literei. Amintiți-vă destinatarului în termeni generali la ce se referă comunicarea, cum ar fi "discuția pe care am avut-o recent cu privire la proiectul X." Exprimați în mod clar că tot conținutul a ceea ce destinatarul este pe cale să citească trebuie să aibă loc în confidențialitate completă - ar trebui să îl vizualizați, cu excepția destinatarilor explicit numiți.
Alte considerente
Înainte de a trimite un document confidențial unei alte părți în anumite circumstanțe, este înțelept ca persoana respectivă să revadă și să semneze un acord de nedivulgare (CND) - mai ales dacă este vorba despre date extrem de confidențiale. CND definește ceea ce este inclus atunci când vă referiți la informațiile confidențiale, obligațiile destinatarului și orice oră specifică pentru păstrarea informațiilor private. Reafirmați termenii-cheie ai acordului dvs. de nedivulgare în scrisoarea dvs. de intenție. De asemenea, trebuie să includeți o copie a NDA semnat direct în scrisoarea de intenție.
