Coordonarea proiectelor - uneori cunoscut sub numele de management de proiect - necesită mai multe abilități și capacitatea de adaptare la un mediu în schimbare. Coordonatorii de proiecte sunt, de obicei, obligați să lucreze cu mai mulți indivizi și necesită capacitatea de a organiza și gestiona datele și persoanele fizice. În timp ce fiecare proiect este diferit, unele sfaturi sunt utile pentru toți coordonatorii de proiect.
Elaborarea unui plan detaliat de lucru
Înainte ca oricare dintre roțile proiectului să se întoarcă, dezvoltați un plan detaliat de lucru care acoperă fiecare aspect al proiectului. Includeți elemente precum bugetul, linia de timp, lista de contacte și, dacă este necesar, planurile de urgență sau scenariile de răspuns. Având un plan vă ajută să vă călăuzească prin orice teren incert, în timp ce cartografiați o direcție generală pentru proiect. Circulați planul tuturor actorilor relevanți, astfel încât fiecare membru al proiectului să se afle pe aceeași pagină.
Pregătiți-vă să vă abțineți de la plan
Un plan detaliat și clar este esențial pentru coordonarea proiectului, dar și capacitatea de a improviza și de a schimba planul după cum este necesar. Cei mai buni coordonatori de proiecte urmează un plan atâta timp cât funcționează; cu toate acestea, în cazul în care planul nu reușește să direcționeze proiectul către scopuri sau dacă se constată că acesta lipsește în una sau mai multe zone, atunci este timpul să schimbați planurile. Coordonatorii de proiecte ar trebui să fie deschisi la contribuția celorlalți membri ai echipei atunci când schimbă planurile, iar schimbările ar trebui comunicate tuturor actorilor relevanți.
Minimizați comunicarea
Comunicarea este esențială pentru coordonarea proiectelor - de multe ori li se va cere să lucreze împreună la un anumit scop, mai mulți actori din diferite secții, organizații, orașe, state sau chiar țări. Aceasta necesită, de obicei, o comunicare frecventă între părți; cu toate acestea, acest proces nu ar trebui să devină debilitant. Numiți un număr minim de ofițeri de comunicare cheie și păstrați mesajele de e-mail la un nivel minim. Ceea ce necesită mai multe e-mail-uri pentru a lucra poate fi adesea organizat rapid și pur și simplu printr-un apel telefonic.
Dezvoltați abilitățile de lider
Abilitățile de conducere sunt de mare amploare, iar competențele necesare vor varia de la proiect la proiect. Unele aptitudini, totuși, sunt esențiale pentru succesul în coordonarea proiectului - organizarea, inteligența, deschiderea și chiar simțul umorului contribuie la crearea unei atmosfere favorabile succesului. Coordonatorii nu sunt perfecți, dar pot fi mai bine sau mai răi și există întotdeauna loc de îmbunătățire. Coordonatorii de proiecte ar trebui să fie deschisi feedback-ului de la ceilalți și ar trebui să-și petreacă puțin timp gândindu-și cum pot fi dezvoltați și implementați abilitățile lor de conducere într-un mod mai util și mai eficient.
