Indiferent dacă conduceți o întreprindere mică sau gestionați finanțele sale, este esențial să înțelegeți diferențele dintre cheltuielile rambursabile și veniturile impozabile. IRS este particular atunci când vine vorba de ceea ce poate fi clasificat ca o cheltuială rambursabilă, iar sancțiunile pot rezulta dacă faceți acest lucru în mod necorespunzător. Îngrijirea înregistrărilor și menținerea cu strictețe a chitanțelor sunt esențiale dacă compania dvs. a fost vreodată audiată.
Care sunt cheltuielile rambursabile?
Când furnizați bunuri sau servicii pentru un client, este posibil să existe ocazii în care vă asumați costul unui serviciu suplimentar sau al unui element extraordinar față de acel client. Puteți alege să nu facturați clientul pentru aceste costuri. Dacă faceți acest lucru, cu toate acestea, suma ar apărea mai târziu ca venit în planul de conturi. Din moment ce nu este un venit regulat, este nevoie să se diferențieze.
Ori de câte ori veți suporta cheltuieli în numele unui client în timpul desfășurării activității dvs., aceste costuri se încadrează în categoria de cheltuieli rambursabile. De exemplu, taxele de transport sau de călătorie ar putea fi considerate cheltuieli rambursabile. Costurile de combustibil, mese sau camere de hotel ar putea fi, de asemenea, clasificate ca rambursabile. În cazul afacerilor normale, tratamentul contabil de rambursare impune faptul că aceasta este o cheltuială atunci când o suporți și un element de venit atunci când le facturați clientului.
Dacă sunteți o afacere mică și utilizați un subcontractant, este posibil să aveți de a face cu cheltuieli suplimentare rambursabile numite cheltuieli de transfer. De exemplu, dacă furnizați clienților dvs. servicii de întreținere a site-ului pentru 500 de dolari pe lună și plătiți un subcontractant de 500 USD pe lună pentru a efectua lucrarea, acea cheltuială nu este venit pentru dvs., ci mai degrabă o cheltuială de trecere. Va trebui să oferiți subcontractantului Formularul 1099 la sfârșitul anului fiscal și să mențineți o evidență atentă a ceea ce ați taxat clientul și ce ați plătit pentru aceeași lucrare.
Sunt rambursările Venitul impozabil?
Atunci când se plătește o rambursare unui angajat sau unei întreprinderi, acesta trebuie înregistrat corespunzător pentru ca acesta să nu fie considerat taxabil. De exemplu, pe un salariu de salariu al unui angajat, o rambursare trebuie menționată ca atare și nu trebuie doar să fie inclusă în celelalte venituri ale angajatului. În planul de conturi al companiei dvs., va trebui să rețineți că este o cheltuială rambursabilă atunci când o documentați pentru prima dată. În acest fel, puteți verifica ulterior lista de venituri pentru a verifica dacă nu este impozabilă.
Cu condiția ca elementele-cheltuieli și veniturile să fi fost în mod corespunzător documentate și urmărite, rambursările nu sunt considerate venituri impozabile. În acest caz, nu plătiți pentru un bun sau serviciu, ci mai degrabă o anumită sumă de bani acum care vi se rambursează mai târziu.
Urmărirea corectă a cheltuielilor rambursabile
În plus față de documentarea corectă a cheltuielilor rambursabile în planul de conturi, va trebui să păstrați înregistrări atent. Instalați toate declarațiile, declarațiile sau alte documente referitoare la cheltuieli, dacă este posibil. Păstrați o copie a documentelor fiscale pentru anul fiscal, astfel încât să puteți face referire la aceasta în cazul unui audit sau a oricăror întrebări care ar putea apărea. Fără documentația adecvată, IRS ar putea susține că cheltuielile dvs. rambursabile ar fi trebuit să fie tratate ca venituri impozabile, ceea ce ar conduce la creșterea companiei dvs. mai mult la sfârșitul anului fiscal.
