Frauda nu este o crimă care apare în mod deschis, iar auditurile interne sau externe ocazionale nu mai sunt suficiente pentru a detecta frauda în cadrul unui sistem contabil. Pentru a preveni cel mai bine frauda, o companie ar trebui să fie conștientă de toate tipurile de fraudă care ar putea avea loc astfel încât să poată crea programe de audit adecvate. O companie ar trebui să discute riscul de fraudă cu toate conducerea și personalul, să utilizeze testele de fraudă și să fie conștient de capacitatea personalului de conducere de a depăși sistemele de control al fraudei. Tranzacțiile neobișnuite, sau "steagurile roșii", într-un sistem contabil sunt, în general, primul indiciu al comportamentelor frauduloase în cadrul unei companii.
Observați furturile de numerar și de investiții sub formă de scufundări sau furtuni. Potrivit site-ului Contabilitate financiar fiscal, frauda sub forma de numerar și de furt de investiții sunt adesea cele mai mediatizate, dar duce la cele mai mici sume de bani furate în comparație cu alte forme de fraudă. Skimming se întâmplă atunci când un angajat primește bani, de obicei, puțin câte o dată, înainte de a fi înregistrat în sistemul contabil, sau falsifică încasările și depozitele bancare. Larceny se întâmplă atunci când un angajat primește bani după ce a fost înregistrat în sistemul contabil, stârnește cecuri sau este implicat în scheme de vânzări înșelătoare. Contabilul Joel B. Charkatz, într-un articol pentru Lorman Education Services, afirmă că contabilii și cei care au acces la înregistrările financiare ale unei companii sunt de obicei persoanele găsite vinovate de acest tip de fraudă. Puteți detecta această formă de fraudă dacă observați lipsa periodică de sume mici de bani.
Căutați discrepanțe în conturile de cheltuieli ale angajaților. Un angajat care săvârșește fraude se poate transforma în chitanțe false și le poate cere ca cheltuială de afaceri, să solicite rambursarea pentru articole neacceptate, să majoreze costul unei achiziții în cazul în care nu sunt necesare încasări sau să solicite o rambursare de mai multe ori pentru aceeași cheltuială. Alte modalități prin care un angajat poate să fure bani de la o companie nu este să plătească avansuri sau să utilizeze cărți de credit ale companiei pentru uz personal. Într-o companie mare, discrepanțele contului de cheltuieli ca urmare a fraudei pot părea mici, dar pot construi în cantități mari cu timpul. Pentru a detecta frauda în conturile de cheltuieli ale angajaților, solicitați chitanțe cu toate cererile de rambursare și stabiliți controale care necesită înregistrări detaliate ale tuturor achizițiilor.
Găsiți falsificarea intenționată a înregistrărilor financiare cu audituri interne. Prezentarea greșită a rapoartelor financiare este încă fraudă, chiar dacă activele nu au fost furate, deoarece informațiile induc în eroare investitorii și afectează prețul acțiunilor unei companii. Contabilitatea financiară fiscală recomandă angajarea auditorilor externi pentru a efectua audituri complete pe lângă auditurile interne.
Detectați provocări de contrafacere sau plăți frauduloase prin observarea prețurilor de achiziție neobișnuit de mari sau a unui furnizor necunoscut. Angajații responsabili cu achiziționarea de companii pot cere furnizorilor să plătească o sumă de repaus pentru a face afaceri împreună, ceea ce duce la o plată care plătește mai mult decât de obicei pentru bunuri. O companie poate detecta acest tip de fraudă cunoscând valoarea de piață a bunurilor pe care le cumpără în comparație cu prețul plătit.
Alternativ, o companie poate efectua plăți către vânzători sau angajați care nu există. Charkatz afirmă că acest tip de fraudă este mai greu de detectat în întreprinderile mari care angajează sute de oameni și care se angajează cu mai mulți furnizori. Cu toate acestea, verificarea comenzilor de cumpărare și a cererilor de plată împotriva unui registru actual de persoane angajate și vânzători contractați poate ajuta la detectarea și prevenirea fraudelor într-un sistem contabil.
