Instrumentele de gestionare a proiectelor sunt instrumente comune pentru a urmări activitățile, termenele și resursele unui proiect. Acestea sunt, de obicei, instrumente vizuale concepute pentru a reprezenta obiectivele și activitățile unui proiect - de exemplu, diagramele Gantt - sau responsabilitățile celor care lucrează în diferite stadii ale unui proiect, cum ar fi diagrame de înot.
Pro: Organizație
Instrumentele de management de proiect vă ajută să vă organizați de la începutul proiectului. Prin identificarea tuturor activităților și a duratei lor, a resurselor și a celor responsabili, nu trebuie să întrebați ce trebuie să faceți în continuare sau cine este responsabil. Detaliile sunt mai ușor de urmărit deoarece sunt scrise și marcate când sunt complete. Pe parcursul unui proiect, o organizare mai bună ajută la economisirea timpului și a stresului și evită deplasările de ultimă oră.
Pro: Cu ușurință distribuit
Instrumentele de gestionare a proiectelor creează, de obicei, un document care servește ca "proiect dintr-o privire". Acest proiect este ușor de împărtășit cu toți cei care lucrează la componentele sale diferite. Toată lumea cunoaște statutul activităților care le pot afecta activitatea. Anumite programe permit editarea accesului deschis, astfel încât toată lumea să poată vedea toate detaliile despre starea proiectului.
Con: Investiția în timp
Este posibil să se investească un timp semnificativ în procesul de învățare și de creare a instrumentului inițial de gestionare a proiectelor de alegere pentru proiect. Anumite instrumente sunt destul de ușor de învățat, dar altele pot fi detaliate și tehnice. Toată lumea din proiect trebuie să învețe să interpreteze instrumentul; cineva trebuie, de asemenea, să fie responsabil pentru învățarea cum să creați instrumentul. Uneori, învățarea unui software specializat poate dura atâta timp cât se creează documentul în sine.
Con: Întreținere
Instrumentele de gestionare a proiectelor sunt utile doar atunci când sunt actualizate în mod regulat. Planul inițial este valabil, dar, în realitate, proiectele nu merg în conformitate cu planul. Atunci când se produc schimbări, cum ar fi sarcini noi sau întârzieri, documentul trebuie actualizat corespunzător. Cineva trebuie să fie responsabil pentru această sarcină obișnuită.
