Memosurile trebuie să transmită informații într-o manieră concisă și deliberată. Acest stil fără nonsens înseamnă că, chiar dacă transpirați perspectiva de a scrie unul, ar trebui să găsiți formatul simplu și sensibil o primire ușoară de la celelalte proiecte de scriere care necesită mai multă forță de muncă pe biroul dvs.
Scrieți un titlu
Începeți nota dvs. scriind o rubrică standard care include "Pentru:", "De la:", "Date:" și "Subiect" pe linii separate. Gândiți-vă la linia de audiență, realizându-vă că este posibil să nu doriți să difuzați nota dvs. la întreaga companie, ci doar la câteva departamente. Poziția perfunctorie permite cititorilor să o scaneze rapid și să culeagă informații importante chiar de la început - de la relevanță la subiect.
Starea scopului tău
Scrieți o scurtă deschidere care afirmă în mod clar, în cel mai simplu mod posibil, scopul dvs. de a scrie. Injectați o anumită personalitate, dacă doriți, dar păstrați și această scurtă completare. De exemplu, dacă faceți un anunț, puteți scrie: "După o căutare extrem de lungă și exhaustivă, sunt foarte încântată să anunț că ABC Company a angajat XYZ Writers Group pentru a ghida eforturile noastre viitoare de marketing".
Elaborați cu precizie
Acordați corpului memoriei dvs. - nu mai mult de două sau trei paragrafe - pentru a vă elabora declarația de deschidere. Anticiparea întrebărilor este important; nu doriți ca memo-ul dvs. să genereze mai multe întrebări decât să ofere răspunsuri, dar nici o notă nu este forumul pentru o dezvăluire exhaustivă de 360 de grade. Organizați cele mai importante informații - ceea ce angajații vor dori să știe și ce trebuie să știe - într-o manieră ierarhică. În cele din urmă, rețineți că o notă rar servește ca "cuvânt final" pe un subiect; de fapt, uneori pune în mișcare o gamă completă de activități. Deci, consacrați ultimul paragraf din corpul memoriei dvs. la "pașii următori" sau "ce se va întâmpla în continuare". De exemplu, în acest caz ați putea dori să împărțiți când veți introduce grupul de scriitori angajaților dumneavoastră.
Închidere în stil
Închideți memoria dvs. cu privire la o notă optimistă, realizând că trimiteți un mesaj implicit pentru angajații dvs. de a urma. S-ar putea spune, de exemplu, "Știu că așteptați, ca mine, să vă îmbarcați în acest capitol interesant din istoria companiei noastre. Vă mulțumesc anticipat pentru entuziasmul și dedicarea pe care ați continuat-o."
Indicați la atașamente
Includeți o notație în partea de jos a notei dvs. pentru anexe relevante, cum ar fi documentele pe care doriți ca angajații să le citească sau procedurile noi pe care doriți să le urmeze. Pur și simplu scrieți cuvântul "Atașat:" și rezumați pe scurt informațiile. În acest exemplu, ați putea dori să includeți un compendiu al proiectelor anterioare de marketing ale grupului de scriitori, astfel încât angajații dvs. să se poată familiariza cu stilul și realizările grupului. Explicați în mod explicit unde pot găsi aceste informații angajații. De exemplu, dacă postați o copie pe suport de hârtie pe un buletin de bord sau trimiteți un e-mail prin e-mail, asigurați-vă că angajații înțeleg cum să acceseze atașamentul.
sfaturi
-
Citiți-vă memo-ul cu voce tare pe măsură ce vă corectați cu atenție și editați-l înainte de al disemina.
