Introducerea cifrelor terminale este un sistem de filtrare care funcționează utilizând ultimele două numere din fișiere pentru a le organiza. Apoi urmează numerele în ordine inversă pentru a identifica fișierul necesar. Ca rezultat, acest sistem numeric de depunere este eficient pentru multe companii de mari dimensiuni. Introducerea cifrelor terminale are patru avantaje principale care o disting de alte sisteme de depozitare.
Gestionare simplă
Unul dintre cele mai mari avantaje ale depunerii cifrelor terminale este faptul că este relativ simplu de administrat. Deoarece fișierele sunt separate numeric, este ușor pentru personal să urmărească un fișier într-o perioadă scurtă de timp. Tot ce trebuie să faceți este să urmăriți numerele în ordine inversă până la găsirea fișierului.
Companii cu scară largă
Dacă o companie are nevoie să stocheze peste 10.000 de fișiere, este ideal să folosiți un sistem de înregistrare a cifrelor terminale. Designul acestui sistem de arhivare este perfect pentru gestionarea a mii de fișiere și menținerea organizării. În timp ce alte sisteme, cum ar fi alfabetic sau coduri de culori de depozit, se poate ocupa doar un număr mic de fișiere, depozitare terminale digitale se poate ocupa în mod substanțial mai mult. Ca urmare, această formă de depunere este adesea alegerea spitalelor mari.
Previne Crowding
Un avantaj suplimentar este acela că împiedică, de asemenea, aglomerarea în jurul sistemului de evidență. Deoarece arhivarea terminalelor păstrează fișierele distribuite pe scară largă prin împărțirea lor în 100 de secțiuni, acestea creează mai mult spațiu și ajută la prevenirea aglomerării mai multor personalități în jurul unei zone concentrate. La rândul său, timpul este salvat și fluxul de lucru al unei companii poate funcționa mai ușor decât ar fi cu un sistem alternativ de arhivare, cum ar fi unul alfabetic.
Numerele de securitate socială
Un alt avantaj este că urmărirea persoanelor prin intermediul numerelor de securitate socială este ideală pentru depunerea terminalelor digitale. Lucrul înapoi de la unitatea finală la unitatea secundară la unitatea primară facilitează găsirea unui fișier al unui individ. Acest lucru face depozitarea cifrei terminale perfectă pentru agențiile guvernamentale.
