SOP-urile, mai cunoscute oficial ca proceduri standard de operare, sunt practici documentate menite să asigure coerența practicilor și operațiunilor de afaceri. Mulți oameni cred că SOP-urile sunt aplicabile numai în contexte de laborator și de fabricație. Potrivit Agenției pentru Protecția Mediului, unul dintre obiectivele principale ale POS-urilor este de a impune modul în care echipamentele sunt menținute, ajustate și utilizate. Cu toate acestea, SOP-urile pot acoperi și mai multe procese analitice, ceea ce înseamnă că acestea pot fi aplicate într-o varietate de contexte de afaceri.
Sanatate si siguranta
Procedurile de operare standard mențin sănătatea și securitatea tuturor lucrătorilor. Mai ales în zonele de producție în care sunt implicate echipamente grele, SOP-urile pot contribui la asigurarea funcționării echipamentelor pentru a preveni rănile. SOP-urile pot mandata programe periodice de curățare și de întreținere. Aceste activități sunt importante pentru funcționarea în siguranță a mașinilor, dar sunt ușor uitate atunci când angajații schimbă schimburile și nu există înregistrări scrise. SOP-urile arată, de asemenea, modul de funcționare a echipamentelor în condiții de siguranță în timpul utilizării regulate. Un document de la Universitatea de Stat din Iowa sugerează utilizarea diagramelor împreună cu cuvintele pentru a face instrucțiunile să fie clare.
Coerența rezultatelor
În cadrul laboratoarelor, Agenția pentru Protecția Mediului sugerează că respectarea regulilor stabilite de organismele de reglementare nu este întotdeauna suficientă. Lucrătorii fac, uneori, mici modificări ale procedurii standard bazate pe cerințele mai specifice ale unui anumit experiment. Atunci când aceste modificări nu sunt documentate, rezultatele experimentale pot diferi între echipele de tehnicieni care folosesc metode puțin diferite. Scrierea procedurilor standard de operare specifice liniei de afaceri a companiei vă asigură că toată lumea lucrează în același mod, limitând costul încercărilor suplimentare pentru a explica rezultatele incoerente.
Conformitatea cu reglementările și cu legislația
Scrierea unei proceduri standard de operare, în conformitate cu cerințele organismului de reglementare, vă asigură că practicile din cadrul organizației se aliniază cu așteptările industriei. Procedurile documentate contribuie la eficientizarea auditurilor interne și externe. De exemplu, dacă firma dvs. deține certificarea ISO, puteți asista auditorii externi furnizând copii scrise ale procedurilor dvs. conforme ISO. Aceștia vă pot sfătui atunci exact unde lucrează lucrătorii. De asemenea, SOP vă protejează de procese - de exemplu, dacă un angajat este rănit la locul de muncă după ce nu a respectat cele mai bune practici documentate. SOP-urile în setările de birou pot, de asemenea, să asigure respectarea legislației. De exemplu, un POS pentru negocierea tranzacțiilor de afaceri în străinătate poate împiedica directorii să treacă pe teritoriul ilegal de mituire.
Creșterea eficienței și a productivității
Oamenii au nevoie de coerență pentru a fi cei mai productivi. Atunci când nu există nici o îndoială cu privire la formatul pe care trebuie să îl ia un document, dacă echipamentele ar trebui curățate și unde ar trebui stocate consumabilele, oamenii își pot pur și simplu să-și facă treaba fără a se opri să pună întrebări. Standardizarea totului este imposibilă și contraproductivă, deoarece angajații au nevoie de o anumită flexibilitate pentru rezolvarea problemelor. Cu toate acestea, scrierea SOP-urilor pentru procedurile obișnuite, rote poate crește eficiența la locul de muncă. De exemplu, un SOP pentru denumirea fișierelor poate reduce timpul necesar pentru a găsi documente și a promova munca în echipă între departamente.
