Afacerea dvs. trebuie să completeze un formular W2 în fiecare an pentru fiecare angajat. Aceste formulare prezintă informații care influențează calculele fiscale, incluzând salariile, reținerea fiscală de stat și federală și contribuțiile la pensie. Angajatul este responsabil pentru trimiterea unei copii a formularului împreună cu declarația fiscală anuală către Serviciul de venituri interne. Completarea unui W2 este relativ simplă dacă aveți software de contabilitate fiscală pentru a urmări numerele.
Format prin reguli
Software-ul dvs. de contabilitate poate popula casetele individuale din formular automat din cifrele și calculele stocate. IRS necesită un font courier standard, tipărit sau tipărit, cu negru în 12 puncte, fără corecții și toate intrările care se potrivesc în întregime în cutii. Formularul este citit de mașină și, dacă este dat afară pentru formatare incorectă sau dacă este scris manual sau în culori greșite, va trebui să îl retrimiteți.
Mai multe descrieri detaliate
Afișați salariile totale, reținerea și toate celelalte informații corespunzătoare în casetele corecte. IRS furnizează manualul "Informații pentru formularul W2", disponibil fie pe suport de hârtie, fie online, cu o defalcare a informațiilor solicitate. Unele cutii sunt pur informative, dar totuși obligatorii. Afișarea codului DD în caseta 12, de exemplu, spune IRS angajatorul raportează contribuția sa la un plan de sănătate calificat, care este exclus din venitul impozabil al angajatului. Funcțiile casetei pot fi modificate deoarece legea fiscală creează noi cerințe de raportare.
Distribuirea documentului
Copiați fișierul A al formularului W2 împreună cu Administrația de Securitate Socială, care are nevoie de informațiile pentru salariul SSA al angajatului și înregistrarea contribuțiilor. Trimiteți copia 1 către divizia de stat sau locală, dacă aceasta este cerută de lege. Copiați B, Copiați C și Copiați 2, mergeți la angajat, iar copia D este pentru înregistrările angajatorului. Termenul limită pentru distribuirea formularului și a dosarului variază în fiecare an. Termenul limită de depunere pentru anul 2014, de exemplu, este 2 martie 2015, în timp ce termenul limită pentru distribuirea acestuia angajaților este 2 februarie 2015. Puteți solicita o prelungire a timpului de depunere cu formularul IRS 8809. Ar trebui să existe o copie permanentă a W2 în sistemul dvs. contabil. IRS vă cere să păstrați formularul, chiar dacă nu poate fi livrat angajatului, timp de patru ani.
Economisiți timp cu BSO
Aveți posibilitatea să utilizați Business Services Online Services pentru a crea și / sau încărca o versiune electronică a W2-urilor dvs., care poate fi tipărită și pentru angajați. Dacă desfășurați o afacere mică, aceasta reprezintă o alternativă pentru a trage împreună W2-urile prin propriul sistem de contabilitate sau dacă le faceți manual. Site-ul SSA necesită înregistrare. Trebuie să aveți un browser compatibil web cu criptare pe 128 de biți și cookie-uri activate și Adobe Acrobat Reader pentru a crea documente online.
