Gestiunea documentelor este procesul pe care organizațiile îl folosesc pentru a crea, controla, securiza, stoca, prelua, împărtăși și distruge documentele în toate formele lor. În epoca proliferării informațiilor, a schimbărilor tehnologice rapide și a problemelor de securitate, organizațiile care instituie sisteme de management al documentelor trebuie să ia în considerare nu numai bunele practici de afaceri, ci și normele, reglementările și standardele promulgate de organele guvernamentale și internaționale.
Obiectivele de elaborare a normelor: financiare
Numeroase entități federale emite reglementări care impun organizațiilor să respecte regulile de gestionare a documentelor. Următoarea este un rezumat al acestor entități, tipurile de organizații pe care le au impact și statutul sau regulamentul.
Comisia pentru valori mobiliare și burse din SEC 17a-4 oferă reguli de gestionare a documentelor pentru brokeri, analiști și alte persoane implicate în schimbul de valori mobiliare.
Legea Sarbanes-Oxley din secțiunile 404 și 409 afectează gestionarea documentelor de către toate societățile cotate la bursă, precum și firmele de contabilitate, auditorii și cei implicați în tranzacționarea valorilor mobiliare.
Verificarea de compensare pentru legea secolului XXI (Cec 21) reglementează verificarea operațiunilor și se aplică industriei bancare. Acesta este administrat de către Federal Reserve.
Legea Gramm-Leach Bliley protejează informațiile financiare ale consumatorilor deținute de instituțiile financiare și este administrată de mai multe agenții federale.
Asociația Națională a Comercianților de Valori Mobiliare (NASD) 3010 și Bursa de Valori din New York (NYSE) 342 sunt administrate de Comisia pentru Valori Mobiliare și de Bursă și reglementează cerințele de păstrare a înregistrărilor legate de comunicațiile electronice pentru membrii acestor două organizații.
Regulile de sănătate
Legea privind portabilitatea și accesibilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) se aplică grupurilor de medici, spitale, societăți de asigurări și angajatorilor implicați în compilarea sau transmiterea informațiilor despre pacienți. Este administrat de către Departamentul de Sănătate și Servicii Umane din S.U.A.
21 CFR 11 este secțiunea din Codul de reglementări federale administrată de Administrația SUA pentru Alimente și Medicamente și care abordează înregistrările electronice și semnăturile electronice. Această secțiune afectează companiile din domeniul sănătății și farmaceutice.
Regulile militare
Decretul Departamentului Apărării (Departamentul Apărării 5015.2, versiunea 2) definește cerințele pentru software-ul de gestionare a înregistrărilor achiziționat de Departamentul Apărării. Alte entități guvernamentale utilizează de asemenea acest standard pentru software-ul de gestionare a înregistrărilor.
Alte reguli federale
Normele federale de procedură civilă reglementează modul în care firmele de avocatură gestionează informații legate de procedurile legale.
The Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 prevede reguli pentru stocarea electronică și transferul informațiilor contribuabililor și are impact asupra industriei serviciilor financiare.
Nevoia de reguli
Americanii depind de agențiile de reglementare pentru a asigura protecția pentru a păstra informațiile personale sigure, pentru a proteja tranzacțiile financiare și a exercita o supraveghere adecvată asupra celor care au control asupra resurselor alimentare, de droguri, financiare și de sănătate ale națiunii. Infrastructura informațională a națiunii este vitală pentru apărarea ei și trebuie, de asemenea, protejată.
Standardizarea gestionării documentelor se extinde dincolo de Statele Unite. Entitățile non-guvernamentale, cum ar fi Organizația Internațională pentru Standardizare și API pentru gestionarea documentelor deschise, lucrează pentru standardizarea și partajarea proceselor pentru sistemele de gestionare a documentelor pentru a asigura securitatea și disponibilitatea înregistrărilor informaționale atunci când sunt necesare.
