Companiile de toate formele și dimensiunile au întâlniri, fie că este vorba de o corporație globală care lansează un miliard de dolari în Europa, fie de o mică afacere de familie care decide să își actualizeze acțiunile. Preluarea de minute este, de obicei, o componentă esențială a întâlnirilor companiei, oferind companiilor o evidență exactă a evenimentelor importante precum voturile acționarilor, disputele lucrătorilor și discuțiile privind strategiile viitoare.
Elementele de care aveți nevoie
-
Notepad și pix
-
Dictafon sau dispozitiv de înregistrare
Examinați ordinea de zi de la întâlnirea anterioară. S-ar putea să fi existat puncte care ar trebui să fie urmărite în cadrul reuniunii actuale. Cunoașterea acestor teme înainte de întâlnire vă va permite să luați mai rapid informații și să faceți niște note mai rapide.
Înregistrați-vă întâlnirea cu un dispozitiv de înregistrare dacă credeți că vă puteți lupta pentru a ține pasul cu discuțiile. Atingerea întâlnirii înseamnă că puteți transcrie mai târziu puncte relevante cu mai puține constrângeri de timp.
Stați lângă persoana care prezidează ședința. Acest lucru vă va permite să solicitați clarificări cu privire la orice puncte ridicate pe care le considerați ambigue sau nesubstanțiale.
Scrieți ora și data la capătul notebook-ului. Luați notă de persoana care prezidează ședința, de persoana care a făcut-o (dvs.) și de locul de desfășurare.
Listează toți participanții, cu excepția președintelui și a dumneavoastră. Treceți în jurul unei foi de hârtie și cereți fiecărui participant să-și completeze numele. Aceste informații pot fi ulterior transcrise la minutele dvs. complete.
Urmăriți agenda agendei. Întâlnirile au de obicei puncte de discuție. Cu toate acestea, conversațiile pot să dispară pe tangente, ceea ce înseamnă că articolele sunt ratate sau sunt discutate în ordine. Alegeți numerele de pe ordinea de zi și notează-le pe măsură ce acestea sunt discutate, chiar dacă nu sunt succesive.
Documentați toate propunerile făcute cu privire la deciziile privind regulile sau viitoarea direcție a companiei. Listează persoanele care propun moțiuni și, dacă are loc un vot, înregistrați cine și câte au votat în favoarea propunerii. Documentați modul în care a fost transmisă mișcarea, fie prin confirmare verbală, fie prin afișarea mâinilor, fie prin vot secret.
Scrieți minutele cât mai curând posibil după întâlnire. Este posibil ca informațiile să fie proaspete în mintea dvs., astfel încât să puteți aminti mai multe detalii decât dacă ați lăsat-o mai târziu.
Înregistrați-vă propriul nume la sfârșitul documentului, astfel încât colegii să vă poată contacta cu întrebări despre conținut.
