Un dulap de depozitare se referă de obicei la o piesă de mobilier de birou care stochează fișiere și documente. Dulapurile de depozitare vin în diferite dimensiuni. Unele au încuietori pentru a împiedica accesul neautorizat, în timp ce alte dulapuri sunt ușor de transportat și accesibile de oricine. Întreprinderile cu mari cantități de dosare, cum ar fi spitale, firme de avocatură sau școli, deseori păstrează dulapuri care nu se pot mișca cu ușurință.
Elementele de bază
Există mai multe moduri de a depune documente. Pentru a dezvolta o abordare sistematică, ar trebui să analizați informațiile care vor fi stocate în fișiere. Brainstorm diferite moduri, astfel încât să puteți selecta cea mai bună metodă. De exemplu, dacă păstrați înregistrări ale furnizorilor de autoturisme, atunci puteți depune o abordare alfabetică bazată pe numele companiei. De asemenea, puteți stabili o metodă de separare a furnizorilor în funcție de regiune (de ex., Sud, Vest, Est, Internațional). Dacă păstrați înregistrări ale reptilelor, atunci metoda dvs. ar putea implica organizarea reptilelor prin numele lor științific sau până la data creării fișierului.
Managementul documentelor
Odată ce proiectați o metodă satisfăcătoare, asigurați-vă că o scrieți, astfel încât alți oameni să înțeleagă și să urmeze sistemul de depozitare. De asemenea, trebuie să vă asigurați că fișierele sunt păstrate în mod corespunzător, deoarece sistemul dvs. va deveni rapid dacă fișierele sunt incomplete (de ex., Lipsesc datele) sau stocate necorespunzător (de exemplu, categoriile de depunere ignorate). De exemplu, dacă separați sexul de culoare, atunci oamenii care creează fișiere trebuie să-și amintească să distingă bărbații și femelele.
Trebuie să anticipați creșterea și să adăugați dulapuri suplimentare sau spațiu după cum este necesar. În caz contrar, înregistrările vor fi umplute prea strâns. De asemenea, luați în considerare modul de diferențiere a fișierelor active din fișierele inactive și, dacă este cazul, când să distrugeți sau să ștergeți fișierele inactive.
consideraţii
Multe companii implementează sisteme de organizare a documentelor care utilizează documente originale sau copii tipărite. Cu toate acestea, înainte de a crea un nou sistem de arhivare, ar trebui să explorați opțiunile virtuale. De exemplu, ați putea achiziționa un program software și datele de intrare fie într-un server intern sau pe web. Chiar dacă aveți în prezent un sistem de arhivare, trebuie să evaluați timpul și costul transferului de date cu potențialele economii de costuri și eficiența stocării digitale sau pe web. Firmele de avocatură care folosesc software-ul de gestionare a cazurilor Needles ar putea cheltui transferul semnificativ de timp, însă, odată ce sistemul funcționează pe deplin, există nenumărate avantaje, cum ar fi capacitatea de accesare a fișierelor din locații îndepărtate.
