O literă circulară este folosită pentru a împărtăși aceleași informații unui public larg. Aceasta diferă în scop dintr-o scrisoare personală, care trimite informații specifice unui sau câtorva destinatari. Literele circulare sunt adesea folosite pentru a anunța informații noi sau pentru a clarifica politicile. Ele sunt oarecum generale în subiect, deoarece sunt citite pe scară largă. Scrierea unei scrisori circulare de orice fel necesită câțiva pași importanți.
Cunoaște-ți publicul. Pentru scrisorile circulare, cititorii sunt diferiți, astfel încât poate fi dificil să se evalueze nivelul de cunoștințe anterioare sau familiaritatea cu conținutul pe care doriți să-l distribuiți. Cu toate acestea, luați în considerare majoritatea cititorilor probabil atunci când scrieți, astfel încât scrisoarea dvs. este utilă pentru majoritatea oamenilor.
Distingeți între literele circulare interne și externe. O scrisoare circulară internă, deși circulată într-un grup mare, este încă limitată la un grup. De exemplu, o afacere poate transmite o scrisoare internă angajaților despre o politică nouă a companiei. În schimb, o scrisoare externă ar fi o scrisoare difuzată tuturor clienților sau publicului.
Utilizați tonul și vocea potrivită pentru tipul de comunicare (intern sau extern) pentru care va funcționa litera circulară. De exemplu, un ton strict ar fi potrivit pentru o scrisoare circulară adresată tuturor angajaților care se referă la întârziere sau absenteism. Cu toate acestea, nu s-ar fi potrivit să se folosească un ton strict pentru a putea circula către clienți.
Distribuiți numai informații autorizate. Deoarece scrisorile circulare sunt destinate publicului larg, acestea nu sunt potrivite pentru a dezvălui informații confidențiale sau detalii care nu sunt destinate publicului larg răspândit.
