Comunicarea în cadrul unei organizații este critică. Cei mai conectați și mai informați sunt angajații, cu atât mai multă încredere se va simți față de angajatorul lor. Cercetările indică faptul că angajații preferă interacțiunea față în față cu superiorii, dar constrângerile de timp și dimensiunea unei organizații nu permit întotdeauna o astfel de abordare. Memoriile companiei reprezintă o altă modalitate de a comunica informații importante publicului intern al unei organizații. Formate mai puțin formale decât cele de afaceri, pot anunța politici sau schimbări organizaționale noi, pot furniza informațiile solicitate sau pot servi drept actualizare de proiect. Învățând să scrie o notă a companiei care furnizează informații nevoilor angajaților va contribui la întărirea puterii companiei dvs. "în cadrul".
Elementele de care aveți nevoie
-
Imagine digitală a siglei companiei
-
Software pentru publicarea desktop-urilor
-
Imprimanta
-
Hârtie
Introduceți logo-ul companiei ca imagine în partea de sus a paginii.
Creați un titlu care să citească (cu majuscule) "MEMO", "MEMORANDUM" sau "INTERFERE CORESPONDENȚĂ". Acesta poate fi centrat în partea de sus sau aliniat cu marginea din stânga.
După titlu, introduceți o linie de spațiu și apoi cuvintele "TO:," "FROM:, DATE:" și "SUBJECT:" (puteți înlocui, de asemenea, "RE:" în loc de "SUBJECT") informațiile corespunzătoare urmate de o întoarcere grea. Aranjamentul poate varia. Fiecare element poate avea o linie proprie pentru un total de patru linii sau puteți împărți în două coloane: prima conține "TO:" și "FROM:", iar cea de-a doua cu "DATE:" și "SUBJECT". includeți o adresă interioară sau un salut ("Dragă …").
Porniți corpul notei dvs. pe linia a doua sau a treia sub titlul. Dacă memoria dvs. este un mesaj de rutină, deschideți-o în mod direct. Notele care oferă știri proaste ar trebui să se deschidă cu o declarație neutră strâns legată de subiectul memoriei, cunoscut în comunicarea de afaceri drept un buffer, pentru a pregăti cititorii pentru informațiile negative. În funcție de știri, puteți alege între mai multe strategii pentru această deschidere. Asigurați-vă că este sincer, relevant, onest și scurt.
Utilizați restul spațiului dvs. pentru a oferi detalii importante. Tonul ar trebui să fie conversational. Utilizați subpozițiile pentru a face mai ușor citirile mai lungi. De asemenea, puteți include tabele, grafice sau alte imagini vizuale. Scriitorii care doresc să-și convingă publicul ar trebui să includă cum / de ce aceste informații vor beneficia fie angajații personal, fie compania în ansamblu.
Sfârșit cu o notă pozitivă și prietenoasă. Nu includeți o închidere sau semnătură completă.
Imprimați memoria și inițial cu numele dvs. în partea de sus sau pregătiți memoria care va fi trimisă prin e-mail (este posibil să pierdeți o parte din formatare prin trimiterea electronică). Dacă memoria va fi trimisă mai multor destinatari, poate fi mai ieftin să imprimați o copie, să o inițializați și apoi să efectuați fotocopii.
Distribui. Poate fi livrat manual, trimis prin e-mail, prin poștă interofică sau prin poștă.
sfaturi
-
Utilizați formatul bloc (fără indentare) cu o linie de spațiu între fiecare paragraf. Concentrează-te pe un singur subiect. Încercați să păstrați memoria sub două pagini. Notele ar trebui utilizate numai în rândul publicului dvs. intern. Nu trimiteți o notă persoanelor din afara companiei dvs. În schimb, scrieți o scrisoare. Dacă adresați memo-ul anumitor persoane, mai degrabă decât un întreg departament sau personal în general, alfabetizați-vă lista de destinatari, cu excepția cazului în care există persoane în anumite poziții cărora ar trebui să li se acorde o plasare mai proeminentă.
