O sală de conferințe este folosită de directorii companiei pentru a organiza întâlniri și pentru a găzdui evenimente pentru colegi sau pentru a vizita oameni de afaceri. Configurarea unei săli de conferințe poate afecta foarte mult modul în care oamenii întâlnesc o întâlnire, deoarece cei care stau în spate ar putea să nu audă sau să vadă tot ce se întâmplă în fața camerei. Înainte de a începe să configurați o sală de conferințe, analizați spațiul pentru a determina ce setări funcționează cel mai bine pentru spațiul dat. Astfel, toată lumea implicată va avea aceeași experiență în timpul prezentărilor sau evenimentelor.
Mergeți în jurul sala de conferințe înainte de a începe proiectarea spațiului. Localizați toate prizele electrice din spațiu, deoarece partea frontală a camerei poate avea nevoie de ieșiri electrice. Proiectorii și ecranele pot necesita funcționarea energiei electrice, astfel încât să se instaleze partea frontală a încăperii în care sunt disponibile prizele. Acest lucru se face pentru a minimiza firele de pe podea, deoarece oamenii se pot deplasa peste ei în timp ce se plimba în sala de conferințe.
Analizați dimensiunea spațiului și comparați dimensiunea cu cerințele companiei. Dacă compania caută un spațiu pentru a avea întâlniri cu 20 de persoane sau mai puțin la un moment dat, configurarea meselor și a scaunelor este diferită de un spațiu care trebuie să dețină sute de oameni la un moment dat. Folosirea unei configurații în stil teatru cu rânduri înălțate poate fi mai eficientă pentru sute de oameni, spre deosebire de o configurație în formă de U, deoarece configurația în formă de U este mai potrivită pentru 20 de persoane sau mai puțin. O singură masă de conferințe ar trebui utilizată numai dacă compania intenționează să găzduiască mai puțin de 15 persoane la un moment dat, deoarece angajații care se află la un capăt al mesei trebuie să poată auzi oameni aflați la capătul opus.
Adăugați un ecran de prezentare sau proiector în față înainte de a adăuga mese și scaune în spațiu. Conectați toate dispozitivele electrice și ascundeți firele de-a lungul pereților sau sub covoare.
Plasați tabelele în configurația dorită pe care ați ales-o pentru sala de conferințe. Tabelele ar trebui să fie plasate aproape împreună, dacă utilizați metoda în formă de U. Setarea teatrului necesită plasarea de tabele pe casete sau platforme ridicate. Așezați platforma în spațiul dorit înainte de a începe să adăugați tabelele.
Mergeți în jurul spațiului și plasați-vă în spatele mesei pentru a verifica dacă fiecare loc este acceptabil în ceea ce privește vederea frontală a camerei fără obstacole. Nu așeza pe cineva pe scaun unde nu poate vedea fața. Faceți acest lucru înainte ca scaunele să fie adăugate în cameră, deoarece poate fi mai greu să schimbați configurația cu scaune și mese în cameră.
Adăugați toate scaunele în sala de conferințe și așezați scaunele de sub mese pentru a economisi spațiu. Acest lucru va face ca sala de conferințe să pară mai mare și mai organizată.
Adăugați sticle de apă, pixuri, tampoane de hârtie și, eventual, fructe, la mesele de conferință, înainte de un eveniment.
