Dacă un proiect nu are un bun plan de comunicare, acesta este condamnat la eșec. Responsabilitatea primordială a unui manager de proiect este dezvoltarea și organizarea unui plan de comunicare eficient și eficient. Aceasta va motiva echipa de proiect și va permite proiectarea să fie realizată în timp util. Un bun plan de comunicare ar trebui să ducă la o atmosferă deschisă și transparentă, în care toată lumea se simte confortabilă oferind idei și contribuții. Un manager de proiect care acționează ca un dictator va fi învins.
Introducere
Elaborarea unei strategii de comunicare: (1) Dezvoltarea și definirea proiectului. În calitate de manager de proiect, sunteți sursa principală de informații. Sarcina dvs. este de a comunica eficient pentru a îndruma și a motiva echipa de proiect. (2) Creați un forum care să permită schimbul de idei. Permiteți tuturor celor din echipă să știe că contribuția lor este valoroasă. Comunicarea este un dialog și nu un monolog. Planul de comunicare ar trebui să încurajeze și să genereze interacțiunea și contribuția tuturor celor implicați. (3) Clarificarea obiectivelor de comunicare. Obiectivele bunei comunicări ar trebui să permită finalizarea eficientă și la timp a proiectului. Acest lucru va ajuta la prevenirea surprizelor, va evita duplicarea și va dezvălui omisiuni.
Delegați responsabilitățile. Membrii individuali ai echipei de proiect ar trebui să știe care sunt responsabilitățile lor specifice și la cine sunt responsabili. Toată lumea ar trebui să știe obiectivele de comunicare.
Utilizați medii și metode diferite pentru a menține comunicarea la zi și pentru a vă informa pe toți. Acestea includ actualizări de e-mail, note de proiect, întâlniri față în față și rapoarte periodice.
Stabiliți o cronologie pentru rapoarte și recenzii. Pe lângă schimbul zilnic de informații, programați întâlnirile și termenele limită pentru rapoarte. Aceasta va menține echipa motivată și structurată. De asemenea, ajută la prioritizarea sarcinilor.
Revedeți planul de comunicare pentru a vă asigura că acesta funcționează eficient. Căutați contribuția echipei. Informațiile necesare sunt comunicate în timp util. Dacă nu, ce îmbunătățiri pot fi făcute pentru ao face mai bună?
