Un plan de urgență reprezintă o schimbare propusă în direcția strategică a unei companii, ca răspuns la evenimente neprevăzute, care determină diferențele semnificative ale rezultatelor financiare față de așteptările sau previziunile. Proprietarii de afaceri pregătesc planuri de urgență deoarece recunosc că este dificil să preziceți cu exactitate viitorul. Depășirea cu incertitudine face parte din descrierea postului fiecărui proprietar al unei companii.
De ce sunt necesare planuri de urgență
În timpul planificării, companiile iau decizii dificile cu privire la modul de alocare a resurselor, care includ capitalul, personalul și capacitatea de producție. Aceste decizii se bazează pe ipoteze privind mediul de afaceri pe care compania îl va confrunta în anul următor și ulterior. De multe ori acest mediu se schimbă după ce planurile sunt implementate. Concurenții își dezvoltă propriile strategii pentru a obține o cotă de piață mai mare. Economia generală se poate transforma în sus sau în jos - uneori brusc și cu puțină avertizare. Planul strategic al unei companii ajunge să nu se sincronizeze cu mediul, iar schimbările trebuie făcute.
Când planificarea de urgență este încheiată
Multe companii pregătesc planuri de urgență în timpul planificării anuale atunci când stabilesc direcția strategică pentru anul viitor și pe termen mai lung. Dar unii manageri se străduiesc să integreze planificarea de urgență în procesul de luare a deciziilor pe tot parcursul anului, recunoscându-l ca un instrument util pentru abordarea atât a problemelor mari, cât și a celor mici. O problemă mai mică ar fi un concurent care să convingă un manager-cheie să lase compania să lucreze pentru el. Dacă proprietarul afacerii a avut deja un înlocuitor instruit sau cel puțin selectat, schimbarea ar cauza o întrerupere minimă în performanța departamentului.
Proces creativ
Planificarea de urgență necesită o gândire strategică creativă - fiind capabilă să-și imagineze ce evenimente ar putea să apară pentru a împinge compania în afara cursului său financiar intenționat. Planificarea în situații de urgență se numește, de asemenea, elaborarea scenariilor "ce-ar fi". În timpul întâlnirilor, managerii întreabă cum ar răspunde compania dacă s-ar întâmpla un anumit eveniment. Aceste întâlniri trebuie să fie deschise și libere, permițând exprimarea tuturor ideilor fără critici.
Nu este întotdeauna negativă
Planificarea în situații de urgență nu ar trebui să fie considerată ca fiind un lucru destinat exclusiv abordării evenimentelor negative. Este, de asemenea, un instrument de planificare înainte de a profita de oportunitățile care ar putea apărea în cursul anului. Un exemplu ar fi existența unor surse de capital care să poată fi utilizate pentru a achiziționa un concurent al cărui proprietar anunțat în mod neașteptat că ar fi dispus să vândă.
Beneficii
Planificarea de urgență mărește competențele de gândire strategică ale managerilor. Ei devin mai conștienți de mediul de afaceri în continuă schimbare în care operează compania și de modul în care aceasta poate influența succesul companiei. Planurile de intervenție în situații de urgență permit o reacție mai rapidă la evenimente neașteptate și pot reduce daunele asupra veniturilor și profitului. Un magazin de vânzare cu amănuntul își poate găsi afacerea perturbată de reparațiile stradale care îngreunează clienții să parcheze și să vină prin intrarea din față. Magazinul ar trebui să dispună de un plan de urgență pentru a rearanja rapid intrarea din spate, astfel încât clienții să poată veni în acest mod, inclusiv semnalizarea pentru a avertiza clienții în legătură cu schimbarea.
