Apariția computerelor a revoluționat numeroase industrii, munca de birou fiind o excepție. Computerele au contribuit la îmbunătățirea eficienței și acurateței lucrătorilor de birou prin furnizarea de diferite funcții software și de comunicare pentru a ajuta la executarea sarcinilor de lucru. Computerele fac parte acum din aproape toate birourile, majoritatea locurilor de muncă fiind acum incapabile să funcționeze fără utilizarea calculatoarelor.
Comunicare
Comunicarea internă și externă este mult mai ușoară prin utilizarea sistemelor de mesagerie electronică și de mesagerie internă pe computere. Personalul de la birou este capabil să transmită informații rapid și eficient în întreaga birou, deoarece cele mai multe setări de birouri au un sistem de alertă pe computerele individuale atunci când sunt primite un mesaj sau un e-mail. De asemenea, Internetul îmbunătățește foarte mult opțiunile de comunicare, cu Skype și cu alte programe de mesagerie și comunicare care permit conversații video și conferințe naționale și transnaționale cu ușurință și cu mai puține cheltuieli.
Stocare a datelor
Capacitatea de stocare a datelor și de recuperare a computerelor devine din ce în ce mai mare și mai avansată, pe măsură ce tehnologia se îmbunătățește. Fișierele sunt ușor de recuperat prin intermediul funcțiilor de căutare, iar hard disk-urile pot conține volume și fișiere de date fără precedent. Pentru birourile cu baze de date mari, cum ar fi guvernele, organizațiile de caritate sau alte asociații membre, această funcție de stocare și recuperare a datelor oferă avantaje de neegalat față de stocarea tradițională a fișierelor de hârtie, cum ar fi ușurința și viteza de recuperare a informațiilor, ușurința de urmărire a modificărilor aduse înregistrărilor clientului, membrilor sau cetățenilor.
Rețele
Potrivit site-ului Spam Laws, partajarea fișierelor este unul dintre beneficiile cheie ale conectării calculatoarelor într-un mediu de birou. Crearea de rețele de birouri sau crearea unui intranet de birou înseamnă că o bază de date comună a fișierelor este accesibilă tuturor utilizatorilor. Acest lucru se aplică și software-ului și gestionării computerelor, ceea ce reduce semnificativ costurile pentru birouri, deoarece acestea pot achiziționa un produs software care poate fi conectat, în loc să trebuiască să cumpere mai multe copii pentru computerele individuale. Rețelele oferă, de asemenea, acces comun la imprimante, faxuri și copiatoare.
Productivitate
Computerele din mediul de birou sporesc semnificativ productivitatea. Potrivit site-ului Web de referință pentru afaceri, computerele din birou sporesc productivitatea nu numai în domenii precum procesarea de text, gestionarea datelor și accesul la informații, dar și în crearea, colaționarea și, în cele din urmă, stocarea informației. Cantitatea de timp pe care majoritatea lucrătorilor de birou le petrec la calculator a dat totuși o serie de probleme de sănătate repetate la nivelul ochilor, încheieturilor și mâinilor.
