În lumea contabilității, tranzacțiile cu venituri și cheltuieli se înregistrează utilizând un proces specific, creat pentru a urmări și clasifica fiecare tranzacție pentru a fi ușor de rechemat la o dată ulterioară. Contabilii înregistrează tranzacțiile în mod continuu și fiecare lună trebuie să poată sorta și clasifica aceste date într-un format care produce un set de situații financiare, inclusiv declarația de venituri și bilanțul societății. Fiecare piesă dintr-o anumită tranzacție financiară este înregistrată în conturi care utilizează identificatori numiți coduri de registru general.
sfaturi
-
Companiile utilizează adesea coduri generale (GL) pentru a clasifica datele contabile în mai multe moduri diferite. Aceste coduri permit companiei să sorteze datele tranzacției astfel încât să poată produce mai multe rapoarte contabile diferite și oferă posibilitatea de a analiza tranzacțiile contabile ale companiei într-o varietate de moduri utile.
Ce este un cod GL?
Companiile utilizează adesea coduri generale (GL) pentru a clasifica datele contabile în mai multe moduri diferite. Codurile pot varia de la un simplu șir de trei cifre la un cod cu mai multe părți, fiecare indicând un clasificator, cum ar fi un număr subsidiar, unitate de afaceri, departament sau altă categorie.
Aceste coduri permit companiei să sorteze datele tranzacției astfel încât să poată produce mai multe rapoarte contabile diferite și oferă posibilitatea de a analiza tranzacțiile contabile ale companiei într-o varietate de moduri utile.
Aceste conturi de cod GL sunt configurate într-o ordine specifică, definită prin principiul contabilității cu dublă intrare. Codurile GL merg în ordine din active, cum ar fi numerarul, conturile de încasat, inventarul și echipamentele, la datoriile și capitalurile proprii ale acționarilor. Numărul conturilor din această secțiune ar putea să fie de cel puțin cinci, sau de cel mult 100 sau mai mult, în funcție de complexitatea companiei.
Lista de conturi GL include, de asemenea, conturile care constituie contul de profit și pierdere, din conturile de venituri și alte venituri în contul de cheltuieli de exploatare și din conturile de cheltuieli neoperative, cum ar fi cheltuielile cu dobânzile.
Cartea Mare
Conducerea generală a unei companii acționează ca registru de bază pentru toate tranzacțiile financiare. GL poate include sub-registre, de exemplu, pentru a păstra înregistrările de către unitatea de afaceri, care toate se combină în registrul general. Toate aceste informații devin apoi baza pentru situațiile financiare ale companiei.
GL stochează detaliile pentru fiecare tranzacție contabilă. Aceste informații sunt utile atunci când, câțiva ani mai târziu, un contabil trebuie să-și amintească de ce compania a cheltuit o cantitate neobișnuit de mare de bani pentru consumabilele de birou într-o lună, sau o companie plătește o factură de două ori din greșeală și trebuie să sapă detaliile de plată rezolva problema. Contabilii adesea fac note în sistemul informatic atunci când fac tranzacții de intrare în jurnal la GL pentru referințe viitoare.
Ce sunt înscrierile în registrul general?
Înregistrările de registru general sunt tranzacțiile înregistrate de o companie care implică bani. Aceste tranzacții se fac, de obicei, într-o revistă contabilă în primul rând, iar aceste informații sunt sintetizate și afișate în registrul general.
De exemplu, atunci când o companie cumpără consumabile de birou, înregistrează numerarul de ieșire făcând o intrare din jurnalul de credit în contul său de numerar în contul de bilanț, o intrare în jurnalul de debit pentru a-și majora contul de active pentru bunuri de birou și o intrare în contul de cheltuieli de birou, care va arăta în contul de profit și pierdere.
La completarea acestor intrări în jurnal, contabilul le trimite în registrul general pentru a finaliza procesul de înscriere. Multe sisteme contabile computerizate păstrează transparența procesului de înscriere în jurnal, astfel încât toate tranzacțiile să fie efectuate direct în registrul general.
Planul de conturi
Conturile GL aderă la o comandă și o structură specifică, denumită schema de conturi care permite verificarea anumitor tipuri de erori și producerea unor situații financiare coerente și ordonate. Companiile utilizează în mod obișnuit contabilitate la intrarea în registru general și trebuie să utilizeze debite și credite compensatorii pentru înregistrarea fiecărei intrări.
Lista principală a codurilor contului GL sau a planului de conturi cuprinde toate conturile de bilanț, apoi toate conturile de venituri și cheltuieli. Contabilii pot rula apoi un raport numit bilanț de verificare, care arată fiecare cont GL și soldul său corespunzător. Deoarece fiecare tranzacție trebuie să aibă cel puțin o intrare de debit și de credit care se compensează direct, raportul soldului de încercare ar trebui să arate că suma tuturor conturilor este egală cu zero. În caz contrar, un debit sau un credit ar putea fi lipsit sau înregistrat greșit.
