În "Păstrarea cărților: evidența de bază și contabilitatea pentru întreprinderile mici de succes, ediția a șaptea", Linda Pinson definește conturile plătibile ca datoriile datorate de o companie creditorilor pentru bunurile achiziționate sau serviciile prestate. Companiile atribuie responsabilitățile de a plăti membrilor a echipei de contabilitate sau a unei echipe dedicate de conturi platibile.O echipă dedicată contabilă de plăti foloseste seturi standard de proceduri de procesare.Aceste proceduri minimizează costurile aeriene în timp ce maximizează relațiile vânzătorului.
Semnificaţie
Frauda, delapidarea și erorile în procesare pot devasta o afacere. Este esențial să se pună în aplicare proceduri de control pentru diminuarea acestui risc. Unele controale comune și eficiente includ: separarea sarcinilor pentru a reduce riscul de deturnare de fonduri; formalități de cumpărare și orientări pentru a reduce riscul de deturnare de fonduri, facturi frauduloase și erori; pentru a reduce riscul de deturnare de fonduri și erori; și validarea numărului sistematic al facturilor pentru a reduce riscul de erori de plată duplicat.
Furnizori
Creditorii sunt adăugați la baza de date a companiei ca furnizori. Această sarcină este atribuită, în general, unui funcționar care plătește un cont sau unui funcționar financiar care nu are capacitatea de a genera plăți.
Pentru a se asigura că plățile sunt generate în timp util, vânzătorii sunt încurajați să lucreze cu echipa care trebuie plătită pentru a aborda problemele legate de facturare. Contactarea agenților de achiziție sau a departamentului de comandă va adăuga întârzieri în localizarea sau rezolvarea facturilor neplătite sau parțial plătite.
Funcţie
Furnizorii sunt instruiți să trimită facturi direct departamentului de plăți. Factura este marcată cu timp și începe ceasul de procesare. Dacă a fost generată o comandă de cumpărare pentru a achiziționa bunuri sau servicii, factura este potrivită cu comanda de achiziție și cu dovada de primire. Mary S. Schaeffer discută despre acest proces "în trei moduri" în cartea "Conturi plătibile: un ghid pentru a conduce un departament eficient".
În cazul în care achiziția a fost efectuată fără comandă de achiziție, aceasta trebuie să respecte liniile directoare stabilite de companie. Dacă sunt îndeplinite liniile directoare, factura este transmisă departamentului de comandă pentru aprobare și codare corespunzătoare.
Proceduri de plată
Analistul plătitor de cont este autorizat să genereze plăți. Analistul lucrează cu sârguință pentru a procesa facturile în timp util pentru a se asigura că acestea sunt plătite prompt și că se fac reduceri atunci când este posibil. Ambele obiective au ca rezultat oportunități de control al costurilor generale. Acest lucru este deosebit de important atunci când agențiile guvernamentale sunt penalizate pentru plățile întârziate.
Plățile electronice reprezintă un alt instrument de economisire a costurilor. Acest lucru reduce costurile de verificare a hârtiei și minimizează verificarea fraudelor sau a deturnărilor de fonduri. În cazul în care este necesar să se efectueze o plată parțială sau o refuzare a plății, documentele analistului plătibile și explică circumstanțele.
Audit intern
Analistul plătitor de conturi asigură plata plăților în conformitate cu politica companiei. Echipa de audit intern a companiei va examina selectiv rezultatele activității analistului solicitând documentația pentru un grup selectat de facturi. Auditorul examinează documentația pentru a se asigura că procedurile de control au fost în vigoare și că au fost respectate corespunzător. Procedurile de control insuficiente au ca rezultat pierderi neașteptate. Timpul și costul suplimentar sunt necesare pentru a recupera astfel de pierderi.
