Când scrieți o scrisoare de afaceri, folosirea unei linii de "Atenție" vă poate ajuta direcționa corespondența către destinatarul potrivit. Utilizarea unei linii de "Atenție" este potrivită dacă trimiteți o scrisoare unui întreg departament sau dacă aveți titlul, dar nu numele persoanei care trebuie să primească scrisoarea. Dacă aveți numele unei anumite persoane, nu este necesar să utilizați o linie de "Atenție".
Folosind o linie de atenție în cadrul unei scrisori de afaceri
Începeți scrisoarea dvs. de afaceri tastând adresa dvs. Săriți o linie și introduceți data. Treceți peste o altă linie.
Introduceți adresa generală a companiei la care trimiteți scrisoarea. Aceasta este cunoscută ca adresa internă.
Săriți o linie și introduceți linia "Atenție". Puteți utiliza toate majusculele sau o combinație de majuscule și litere mici. Este preferabil să scrieți mai degrabă "Atenție" decât să o abreviați ca "ATTN" sau "Attn". Urmați acest lucru cu titlul departamentului pe care doriți să îl contactați. Dacă sunteți în contact cu o anumită persoană, nu este nevoie să utilizați o linie de atenție. În schimb, utilizați numele persoanei respective ca prima linie a adresei interne. Există opinii diferite cu privire la utilizarea unui colon după "Atenție", dar în cartea "Essentials of Business Communication", autorii Mary Ellen Guffey și Richard Almonte spun că colonul este opțional.
Iată două exemple despre modul în care ar putea să pară o linie de atenție:
ATENȚIE MANAGERUL RESURSELOR UMANE
sau
Atenție: Managerul Resurselor Umane
Săriți o linie și tastați salutul, urmat de corpul literei.
Folosind o linie de atenție pe o etichetă de corespondență sau pe un plic
Introduceți sau scrieți mai întâi linia "Atenție". Deși diferită de formatul pentru adresa internă a unei scrisori de afaceri, acesta este formatul preferat de Serviciul Postal al SUA.
Urmați acest lucru cu adresa completă a companiei la care direcționați corespondența. Asigurați-vă că includeți numere de apartament sau podea, dacă le cunoașteți, precum și adresa străzii, orașul, statul și codul poștal.
Verificați adresa pentru acuratețe înainte de a trimite o scrisoare.
sfaturi
-
Unii stilisti considera ca o linie de "Atentie" intr-o scrisoare de afaceri nu este niciodata necesara. În general, folosiți-o numai atunci când credeți că corespondența dvs. poate întâmpina dificultăți în găsirea destinatarului destinat.
