Multe organizații planifică angajații să lucreze 24-7, 365 de zile pe an pentru a satisface cererile de muncă și pentru a oferi un nivel mai ridicat de serviciu decât concurenții. Planificarea eficientă a membrilor personalului pentru a acoperi aceste schimburi necesită echilibrarea cererii așteptate, a nivelurilor de servicii dorite, a disponibilității angajaților și a costurilor. Întrucât salariile și beneficiile sunt adesea cele mai mari elemente rând dintr-un buget al departamentului, precizia programării are un impact direct asupra liniei de bază. Multe companii se bazează pe programe de programare, numite și pachete de management al forței de muncă, pentru a ajuta la această sarcină importantă.
Elementele de care aveți nevoie
-
Rapoarte de productivitate
-
Software pentru foi de calcul
-
Software pentru managementul forței de muncă (opțional, dar recomandat)
Cum să programați angajații 24-7
Înțelegeți sarcinile de afaceri care necesită o acoperire a personalului, cum ar fi răspunsul la apelurile primite din vânzări, răspunsul la e-mailurile clienților sau introducerea comenzilor de fax. Recunoașteți obiectivele de afaceri, măsurătorile și așteptările la nivel de servicii pentru fiecare sarcină. Determinați timpul mediu necesar pentru a finaliza eficient fiecare activitate. Identificați factorii care pot influența pozitiv sau negativ productivitatea personalului.
Determinați cine va finaliza activitatea (de exemplu, reprezentanți, administratori) și la ce locații de afaceri. Dacă există mai multe locații de lucru, aflați dacă există diferențe de fus orar. Luați în considerare mixul dvs. de membri cu normă întreagă și cu normă întreagă.
Familiarizați-vă cu orice politică sau reglementări legale care ar putea afecta deciziile dvs. de planificare. Căutați informații de la departamentul de resurse umane.
Prognoza cererii de afaceri folosind date, rapoarte și software de prognoză. Analizați volumul istoric al lucrărilor pentru aceleași perioade de timp.Luați în considerare fluctuațiile viitoare ale cererii pentru sezonalitate, schimbări de produse, publicitate, condiții de piață, creștere economică sau declin, precum și alți factori relevanți. Identificați volumul total de muncă așteptat, defalcat pe trepte de timp, cum ar fi luna, săptămâna, ziua și ora. Prin crearea unei previziuni foarte detaliate, puteți să previzionați mai exact nevoile de personal.
Excepții privind personalul, care reprezintă orele în care angajații nu vor fi disponibili pentru a-și îndeplini sarcinile de lucru. Excepțiile includ timpul bolnav, timpul de vacanță, pauzele, întâlnirile și instruirea. Examinați informațiile istorice și creați ipoteze privind timpul de excepție în viitor.
Creați un model de personal, "ce se întâmplă" dacă se utilizează software-ul pentru managementul forței de muncă (WFM) sau Microsoft Excel. modele.
Finalizați modelul de personal / cerere, apoi creați un plan pentru a acoperi schimbările necesare. Programați atât angajații din prima linie, cât și personalul de conducere. Multe întreprinderi permit angajaților cu cea mai mare vechime și celor mai bune performanțe de locuri de muncă să-și aleagă schimburile dorite.
Monitorizați continuu și ajustați orarele, pe baza nevoilor de afaceri în schimbare.
sfaturi
-
Mulți angajatori oferă stimulente pentru angajații care lucrează în schimburile mai puțin de dorit, plătite în cadrul salariului orar sau ca bonus.
Din moment ce volumul de muncă fluctuează, este normal să programați suficienți angajați pentru a se ocupa de orele cele mai aglomerate sau de vârf într-o anumită schimbare, apoi utilizați ore mai puțin ocupate pentru antrenamente sau pauze.
Avertizare
Deși schimbările și orarele în continuă schimbare se pot alinia nevoilor dvs. de afaceri, prea multe schimbări pot afecta negativ moralul angajatului. Majoritatea angajaților preferă programe consistente.
