Nicio afacere nu este prea mică pentru un sistem de control al inventarului. În ciuda acestui fapt, opțiunile precum un sistem electronic integrat nu sunt nici necesare, nici rentabile. Pe de altă parte, găsirea unui echilibru între a avea prea mult și prea puțin inventar poate fi dificilă cu un sistem manual. Dacă aceasta descrie afacerea dvs., utilizarea unei foi de calcul Excel pentru a urmări inventarul poate fi o alternativă eficientă din punct de vedere al costurilor. Deși Excel nu poate automatiza totul, formulele și regulile de formatare condiționată vă pot ajuta să calculați nivelurile stocurilor la fața locului și să asistați la ordonarea exactă și în timp util a inventarului.
Creați o foaie de calcul de inventar de bază
Creați o foaie de calcul de la zero sau descărcați un șablon gratuit de urmărire a inventarului de pe site-ul Microsoft Office de la office.microsoft.com. Pentru un sistem simplu, o foaie de calcul de 11 coloane va funcționa pentru sarcinile de urmărire a inventarului. Creați etichete de coloană pentru codul de inventar, numele produsului, descrierea, prețul unitar, cantitatea în stoc, articolele vândute, cantitatea curentă, nivelul de reordedare și o etichetă de coloană pentru a identifica elementele întrerupte. Va trebui să completați foaia de calcul cu informații actuale, astfel încât aceasta ar putea fi, de asemenea, un moment potrivit pentru a efectua un inventar fizic.
Cum functioneaza
Introduceți datele despre inventarul curent în toate articolele vândute, cantitatea curentă și coloanele întrerupte. Coloana cu articole întrerupte servește ca alternativă la ștergerea informațiilor din foaia de calcul deoarece elementele devin indisponibile. Pe măsură ce actualizați foaia de calcul introducând date vândute de elemente, o formulă va calcula cantitatea disponibilă momentan. Dacă nivelurile de cantitate curente sunt egale sau mai mici decât nivelul de rearanjare, culoarea de fundal din coloana cu cantitatea curentă vă va avertiza să rearanjați schimbând culoarea.
Creați o formulă pentru cantitatea curentă
Introduceți o cantitate în stoc minus elemente vândute formula în coloana cantitate curentă. Pentru ao crea, faceți clic pe prima celulă din eticheta coloanei cantitate curentă și introduceți un semn egal. Apoi, faceți clic pe prima celulă sub cantitatea din eticheta stocului, introduceți un semn minus, faceți clic pe prima celulă sub elementul vândut etichetă și apăsați pe "enter". De exemplu, formula poate să apară ca "= E3-F3". Pentru a extinde formula, faceți clic pe celulă, poziționați indicatorul mouse-ului peste colțul din dreapta jos al celulei astfel încât pointerul să semene cu o cruce. Țineți butonul stâng al mouse-ului în jos și trageți în partea de jos a foii de calcul.
Introduceți o regulă de rearanjare
Modificați culoarea de fond a celulei cu cantitate curentă în roșu pentru a vă avertiza când este timpul să rearanjați. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe prima celulă sub eticheta coloanei cantitate curentă, selectați "formatare condiționată" din panglica Excel, alegeți "evidențiați opțiunile de celule" și selectați "între." În caseta de dialog care se deschide, tastați numărul 5 în prima casetă de text, tastați zero în a doua casetă de text și alegeți "umplere roșie deschisă" din caseta derulantă. Extindeți regula prin tragerea prin toate celulele din coloană exact așa cum ați procedat cu formula.
