Procedurile scrise de birou ajută businessul să funcționeze mai bine și mai eficient. Procedurile de bază descriu practicile de la birou: procedurile, cine le efectuează și ce se face. Birourile dispun de îndrumări pentru gestionarea personalului, depozite în numerar, corespondență și rambursări.
Manipularea ziarului Daily Mail (recepționer)
Mesajul de primire este deschis și conținutul este marcat cu date. Controalele sunt plasate în coșul "Depunere". E-mailul este sortat după destinatar și introdus în coșul de e-mail al persoanei.
El pregătește depozitul bancar și face copii ale cecurilor primite. Atașamentele sunt capsate în copiile de verificare. El eliberează cecurile și depune copii de depozit și atașamente la conturile de încasat.
E-mailul expediat este poștală și dus la poștă în fiecare seară.
Proceduri telefonice
Răspundeți la telefon prin cel de-al treilea apel. Salutul standard este "Bună dimineața, compania ABC, John vorbind. Cum vă pot ajuta?" Răspundeți "Doar un moment" și puneți apelantul în așteptare.
Verificați calendarul de birou pentru angajații absenți. Dacă este absent, spuneți apelantului și întrebați dacă altcineva vă poate ajuta. În cazul în care persoana este în, anunțați apelantul și transmiteți apelul. Dacă linia este ocupată, spuneți apelantului și oferiți un mesaj vocal sau un mesaj scris.
Mesajele includ numele apelantului, ora și data, motivul apelului și numărul de apel invers. Puneți mesajul în slotul de destinatar al destinatarului.
Gestionarea materialelor de birou (secretar)
Consumabilele standard sunt inventariate și comandate lunar. Calendarul de birou este verificat pentru e-mailurile programate și pentru toate materialele necesare. Ea pregătește formularul de comandă de aprovizionare și directorul de birou îl autorizează înainte de a fi plasat.
Pentru livrările nonstandard, completați un formular de cerere de furnizare și trimiteți-l secretarului.
Menținerea calendarului de birou (secretar)
Ea are responsabilitatea pentru calendarul de birou. Când programați o întâlnire, verificați calendarul pentru conflicte și trimiteți cererea secretarului.
Mesajele lunare pentru clienți, marketing și promovare sunt înscrise în calendarul de birou. Angajații responsabili pentru acestea pot trimite datele la secretar.
Datele de călătorie prin e-mail, absențele angajaților și vacanțele către secretar.
Rambursări de călătorie, verificări de solicitări și carduri de credit
Rambursările de călătorie sunt procesate săptămânal. Utilizați formularul de călătorie aprobat. Introduceți data de cheltuieli, tipul de cheltuieli și motivul pentru cheltuieli. Atașați chitanțe lizibile pentru cheltuieli. Nu se rambursează sumele fără primire.
Utilizați formularul de solicitare de verificare aprobat pentru verificări ilegale. Completați informațiile despre beneficiar, data necesară, suma de verificare și secțiunile de motive. Obțineți aprobarea unui administrator sau a unui contabil.
Cardurile de credit sunt procesate lunar. Pentru fiecare achiziție este necesară o chitanță. Introduceți-vă numele, motivul pentru cheltuieli și alte informații de identificare pe chitanță. Orice taxe fără încasări și taxe personale sunt deduse din salariul angajatului.
Plățile și facturile pentru clienți
Comenzile clienților completate sunt livrate de către agentul de expediere de două ori pe zi la A / R și facturate până la sfârșitul zilei de lucru.
Depozitele zilnice primite de A / R se aplică până la sfârșitul zilei de lucru.
