Întâlnirile au loc aproape oriunde sunt oameni. Bisericile, școli și întreprinderi au toate întâlniri pentru un motiv sau altul. Când minutele sunt luate în mod corespunzător, ele pot fi transmise cu ușurință altor membri ai întâlnirii care au nevoie să audă ceva din nou, în special o zi sau două după întâlnire. Atâta cât încercăm să nu ne mai amintim niciodată de tot. De aceea, luarea corectă a minutelor la o întâlnire este atât de importantă.
Luând minute
Verificați dacă afacerea, biserica sau școala dvs. au un format necesar pentru a lua minute. Unele locuri de afaceri au un anumit mod în care le place să facă lucruri, chiar dacă variază de la standard la un pic. Asigurați-vă că urmați formatul solicitat.
Stați într-un loc unde puteți vedea și auzi pe toată lumea. Este greu să notați minutele când căutați cine a spus ce. Șederea într-o locație centrală este cea mai bună dacă camera este destul de mare, fără amplificare. Stați în fața camerei când grupurile mari utilizează microfoane.
Scrieți data pe hârtie. Aveți pregătit hârtia și stiloul înainte ca întâlnirea să înceapă să vă împiedice să pierdeți ceva important la început. De asemenea, notați dacă această întâlnire se referă la un anumit subiect sau problemă. De asemenea, repetați rapid aranjamentul de așezare dacă membrii sunt relativ puțini. Acest lucru vă va ajuta și mai târziu atunci când luați notă de cine a spus ce.
Înregistrați pe toți cei care sunt acolo. Asigurați-vă că scrieți responsabilul întâlnirii, precum și pe cei care nu au putut participa, din vreun motiv sau altul. Dacă este posibil, pregătiți în prealabil o schiță a subiectului pentru a vă oferi ceva de urmat în timp ce luați minute în timpul întâlnirii.
Scrieți cine a spus ceea ce, ideea sau subiectul discuții și decizii pe aceste discuții. În cazul în care are loc un vot, scrieți cine a prezentat votul, cine a detașat-o și, de asemenea, rezultatul votului, cum ar fi 4 nu-9-da.
Nu înregistrați absolut tot ceea ce a spus în timpul întâlnirii. Doar scrieți ideile și subiectele în rezumat. Veți înnebuni dacă încercați să scrieți fiecare cuvânt pe care fiecare persoană îl spune.
Recuperați-vă minutele cât mai curând posibil după întâlnire. Acest lucru previne greșelile și pierderile de memorie. Asigurați-vă că vă verificați în continuare ortografia înainte de a imprima minutele și de a le transmite celor care au participat la întâlnire.
