Ca și în cazul oricărei organizații structurate, trebuie să stabiliți reguli de protocol. Protocolul este un set de linii directoare privind lanțul de comandă pentru modul în care diferiții membri ai unei organizații trebuie să comunice între ei. Stabilirea și gestionarea timpurie a diferitelor linii de comunicare în cadrul unei afaceri, astfel încât toți lucrătorii și managerii să înțeleagă cine ar trebui să contacteze.
Proprietar manager
Liniile de comunicare trebuie să rămână deschise între proprietarii și managementul companiei. Este rar ca un proprietar să vorbească direct cu angajații sau cu alte persoane de contact din cadrul afacerii, ca regulă de ordine, atunci când are manageri să facă acest lucru. Proprietarul companiei oferă direcții pentru gestionarea companiei, precum și actualizări și știri pe care dorește să le ofere angajaților prin intermediul managerilor.
Manager pentru angajat
Linii de comunicare între manageri și angajați sunt esențiale pentru funcționarea zilnică a companiei. Managerii trebuie să delege lucrătorilor sarcini specifice și să răspundă la întrebări legate de proiectele de lucru. Un manager comunică în mod obișnuit prin întâlniri regulate cu întregul departament. De asemenea, poate programa sesiuni anuale de evaluare a angajaților cu lucrători individuali pentru a discuta despre performanță și productivitate. Relația dintre manager și angajat necesită comunicare reciprocă - dacă un angajat are întrebări, trebuie să-i ceară directorului direct sau supraveghetorului să respecte lanțul de comandă.
Angajați sau Manager pentru contacte de afaceri
Un proprietar ar trebui, de asemenea, să stabilească reguli de comunicare pentru angajații sau managerii săi și pentru contactele din afara întreprinderii. De exemplu, angajații unei întreprinderi de producție ar putea fi nevoiți să comunice direct cu reprezentanții companiilor care furnizează materii prime pentru a trimite comenzi sau a solicita informații. Un investitor ar putea dori să vorbească cu echipa de management a companiei. Așa cum spune Brad Feld, capitalistul de risc, "Este destul de greu să faci o afacere susținută; având bariere forțate de comunicare între liderii cheie și factorii care influențează compania, o face mai dificilă ". În același timp, dacă proprietarul sau managerul permite prea multor angajați individuali să contacteze un contact extern, aceasta ar putea provoca confuzie. Din acest motiv, managerii atribuie anumiți angajați, cum ar fi agenții de cumpărare sau legăturile de afaceri, pentru a comunica cu contactele de afaceri externe.
Comunicarea cu clienții
Eventual cea mai importantă linie de comunicare la o afacere este între angajații unei afaceri și clienții săi. Nu este neobișnuit ca orice angajat de nivel, inclusiv proprietarul afacerii, să facă contact direct cu un client. Cu toate acestea, în unele cazuri, anumiți angajați nu sunt autorizați să vorbească cu clienții sau cu clienții din același motiv că nu pot vorbi cu furnizorii de servicii și contactele de afaceri - potențialul de confuzie.
