Conturile de plăți ale unui birou mic sunt reprezentate de un cont de răspundere curent constituit din obligațiile datoriei care trebuie plătite în următoarele 12 luni. Este important ca documentele care susțin aceste elemente de datorie să fie organizate astfel încât plățile pentru aceste obligații să fie făcute la timp. Plata la timp a conturilor de plătit menține calitatea de credit a organizației plus asigură relații bune și stabile cu creditorii și furnizorii.
Se potrivesc facturile primite cu documentul de achiziție și de primire sau de completare a serviciului. O factură valabilă și plătibilă există atunci când a fost creată o comandă de achiziție aprobată și au fost primite elemente din comandă sau au fost finalizate servicii. Creați dosare după numele vânzătorului pentru a organiza ordine de achiziție de neegalat, primirea de documente și alte documente de suport.
Documentele de plată pentru documentele de plată după data plății. După ce facturile sunt însoțite de documente justificative, verificați data scadenței și setați o dată de plată a facturii. Organizați facturile în dosare care reprezintă fiecare zi a lunii. Când stabiliți data de plată a facturii, trimiteți-o în ziua respectivă. Un dosar de acordeon, care nu ocupă mult spațiu, poate fi utilizat pentru păstrarea documentelor organizate; fiecare filă poate reprezenta o zi a lunii. Dacă un dosar de acordeon este prea mic, vă recomandăm să utilizați fișiere agățate care oferă mai mult spațiu pentru documente. Alocați numai fiecărei zile fiecărui dosar sau dosar; când se termină luna curentă, puteți reutiliza aceste fișiere pentru luna următoare.
Includeți în programul zilnic o revizuire a dosarului de conturi al zilei respective. Dacă există facturi depuse în acea zi, eliberați o plată pentru factură și marcați-o ca fiind plătită. Pe factură trebuie să se menționeze data plății, numărul de cec sau ID-ul tranzacției, dacă este plătită în mod electronic, suma plătită și identificarea persoanei care a procesat plata.
Dosarul plătește facturi în fișiere create pentru fiecare furnizor sau creditor. Fișierul vânzătorului ar trebui să conțină toate facturile plătite de la începutul perioadei contabile sau de 12 luni. Documentele din acest fișier suportă plățile efectuate către vânzător. Dacă apare o problemă cu privire la o plată sau nu a fost plătită o plată a furnizorilor, această documentație poate furniza asistență la momentul finalizării plății și a elementelor plătite sau neachitate.
